Per gestionar recuperacions en una acadèmia necessites dues coses diferents: una política clara per a les famílies i un registre intern per controlar assistències, recuperacions, classes pendents i saldos.
La política evita decisions improvisades; el full de control evita perdre traçabilitat. La idea no és ser menys flexible, sinó establir regles clares perquè la flexibilitat no depengui de la memòria d’una persona ni de converses soltes.
Al final de l’article tens dues plantilles gratuïtes preparades per l’equip de Clasbi: una base de política perquè l’adaptis i un full de control per registrar assistències, recuperacions fetes, classes pendents i saldos calculats.
Quin problema resol una política de recuperacions
Les recuperacions semblen senzilles fins que comencen a moure horaris, grups, professors i mensualitats.
El problema apareix quan cada cas es decideix de manera diferent: un alumne avisa amb 2 hores d’antelació, un altre amb 24, un altre demana recuperar una classe de fa tres mesos i una altra família reclama un descompte.
Això genera tres riscos:
- famílies que no entenen per què a unes persones se’ls permet més que a d’altres;
- professors que acaben negociant horaris en comptes de fer classe;
- classes pendents que ningú sap si continuen vigents, han caducat o ja s’han recuperat.
Per això convé escriure les regles abans que arribi el cas incòmode.
Sis decisions abans d’escriure la política
Abans de publicar una norma, l’acadèmia ha de prendre sis decisions.
| Decisió | Recomanació pràctica |
|---|---|
| Antelació de l’avís | Triar 12, 24 o 48 hores i aplicar el mateix criteri a tothom. |
| Límit acumulat | Permetre 1 o 2 classes pendents alhora. |
| Caducitat | Definir un termini visible per utilitzar la recuperació. |
| Grups compatibles | Recuperar només en classes que encaixin per nivell, edat, modalitat i capacitat. |
| Registre | Desar assistències, absències, saldos i recuperacions en un lloc consultable per tot l’equip. |
| Mensualitat | Aclarir si la falta es descompta o si la recuperació forma part de la quota. |
1. Amb quanta antelació cal avisar
No hi ha una xifra perfecta.
Els terminis habituals són de 12, 24 o 48 hores. Per a moltes acadèmies, 24 hores és el punt més equilibrat: permet acceptar absències reals sense convertir cada falta en una reorganització d’última hora.
El més important és que el criteri sigui estable. Si una família té 12 hores i una altra 24 perquè insisteix més, la norma deixa de protegir l’acadèmia.
2. Quantes recuperacions pot acumular un alumne
Una política sense límit sembla amable al principi.
Després es converteix en deute.
Quan un alumne acumula 6, 8 o 10 classes pendents, l’acadèmia ja no gestiona recuperacions. Intenta encaixar una promesa difícil de complir.
El més raonable és permetre 1 o 2 recuperacions pendents alhora.
Quan l’alumne arriba al límit, no genera recuperacions noves fins que n’utilitza alguna de les anteriors.
3. Fins quan es poden recuperar
Una recuperació sense caducitat acaba en un de dos llocs: oblidada o reclamada.
El termini ha de quedar escrit. Defineix un límit clar: dins del mateix mes, durant el trimestre o en un nombre concret de setmanes.
El termini exacte depèn del calendari de l’acadèmia, però ha de ser fàcil d’entendre i d’aplicar. Si la resposta és «quan puguem», encara no és una política.
4. En quins grups es pot recuperar
No tota franja lliure és una franja vàlida.
La compatibilitat importa més que el forat a l’agenda. Una recuperació hauria d’encaixar per nivell, edat, modalitat, professor i capacitat. Això és especialment important en música i reforç escolar, on no n’hi ha prou que hi hagi una cadira lliure: també han d’encaixar l’instrument, l’assignatura, el curs o l’objectiu de la classe.
En una acadèmia d’idiomes, una recuperació pot dependre del nivell; en una acadèmia de reforç, de l’assignatura; i en una escola de música, de l’instrument o del professor.
Els criteris habituals per acceptar una recuperació són:
- mateix nivell o nivell equivalent;
- edat compatible;
- modalitat compatible: individual, parella o grup;
- professor original o un professor apte per a aquell contingut;
- capacitat real sense reduir la qualitat del grup.
5. On es registra tot
La política no funciona si el registre viu en la memòria d’una persona.
El registre ha de ser compartit. El sistema triat hauria de complir tres condicions:
- qualsevol persona de l’equip el pot consultar;
- no depèn de buscar missatges antics;
- la família pot saber quantes classes té pendents sense preguntar-ho cada setmana.
Una acadèmia necessita veure, com a mínim, qui ha faltat, si ha avisat a temps, si ha generat dret a recuperar, quan caduca, on s’ha recuperat i si ja ha consumit saldo.
Si busques un sistema que ho gestioni sense feina manual, pots veure com funciona la gestió de recuperacions a Clasbi.
Si el problema principal no és la norma, sinó l’intercanvi constant de missatges, també pots consultar aquesta guia sobre com gestionar recuperacions sense dependre de WhatsApp.
6. Com afecta la mensualitat
Aquest punt genera moltes reclamacions si no queda escrit.
La mensualitat ha de quedar clara abans de la falta. La posició més habitual és que les absències puntuals no es descomptin automàticament de la mensualitat: la plaça continua reservada, el professor continua planificat i els costos fixos de l’acadèmia es mantenen.
El que s’ofereix a canvi de l’avís és la possibilitat de recuperar quan hi hagi una franja compatible.
També hi ha acadèmies que prorrategen, utilitzen bons o apliquen descomptes en casos concrets. Qualsevol model pot ser vàlid si s’ha explicat abans.
Convé separar les absències normals dels casos especials: una baixa mèdica llarga, una pausa formal acordada, un viatge llarg, una urgència familiar o una classe cancel·lada per l’acadèmia.
Plantilla 1: política de recuperacions per a les famílies
Pots utilitzar aquesta base com a punt de partida per a la part visible de la teva política.
Adapta els claudàtors a la teva acadèmia abans de publicar-la.
A la nostra acadèmia intentem facilitar l’assistència regular i, quan és possible, oferir opcions de recuperació. Perquè l’organització sigui justa per a tots els alumnes i sostenible per a l’equip, apliquem les condicions següents:
- Les absències s’han de comunicar amb almenys [X hores] d’antelació per generar dret a recuperació.
- Les classes a les quals no s’assisteixi sense avisar dins del termini establert no generen recuperació, excepte per una causa justificada o un cas excepcional valorat pel centre.
- Les recuperacions estan subjectes a la disponibilitat de grups compatibles per nivell, edat, modalitat, professor i capacitat.
- Les classes pendents es poden recuperar durant un termini màxim de [X] des de l’absència.
- Cada alumne pot acumular un màxim de [X classes pendents].
- Les classes a les quals no s’assisteixi no es descompten automàticament de la mensualitat, excepte si el centre ha acordat una política específica.
- Totes les absències, recuperacions i canvis queden registrats perquè administració, professorat i família tinguin la mateixa informació.
- El centre pot revisar individualment les situacions mèdiques, familiars o de força major.
Abans de publicar-la, revisa aquests casos
Abans d’enviar la política a les famílies, respon aquests casos per escrit:
- Un alumne avisa 2 hores abans perquè té febre.
- Una mare demana recuperar una classe de fa dos mesos.
- Un professor ha dit que hi havia lloc, però el grup ja és ple.
- Una família demana un descompte perquè la seva filla ha faltat tres vegades.
- Un alumne vol recuperar en un grup d’un altre nivell perquè li va millor.
Si alguna resposta comença per «depèn», concreta la regla.
Una bona política redueix converses. Si obliga a explicar cada cas des de zero, encara és massa oberta.
Com comunicar la nova política
Primer, comunica-la a l’equip.
Si una família truca i cada professor respon una cosa diferent, la política neix trencada.
Després, comunica-la a les famílies amb antelació.
Explica’n el motiu, no només la norma.
No és el mateix dir:
A partir d’ara no es recuperen classes fora de termini.
Que dir:
Hem vist que algunes recuperacions es perden entre missatges creuats. Perquè totes les famílies tinguin les mateixes condicions, registrarem les absències i les recuperacions amb un criteri únic.
La segona versió transmet ordre, no pas càstig.
També convé respectar els saldos acordats abans del canvi.
Plantilla 2: control d’assistències, recuperacions i saldos
La política escrita serveix de poc si després ningú sap quantes classes pendents té cada alumne.
La segona plantilla és la més operativa: un full per controlar alumnes, assistències, faltes, recuperacions fetes i saldos pendents.
És útil si encara gestiones les recuperacions amb Excel, WhatsApp o notes soltes, perquè t’obliga a tenir una única font de veritat.
La plantilla de control t’hauria d’ajudar a veure:
- quin alumne ha faltat i quan;
- si la falta genera dret a recuperació;
- quantes classes té pendents;
- quina recuperació ja s’ha fet;
- quin saldo queda després de cada moviment.
Aquesta és la plantilla que enviem per correu electrònic des del formulari següent.
