Per fer una política de recuperacions en una acadèmia, decideix sis coses i escriu-les: amb quanta antelació cal avisar (normalment 24 hores), quantes recuperacions es poden acumular (1 o 2), fins quan es poden fer servir, en quins grups, on es registren i com afecten la mensualitat. Després, porta un registre d’assistències, recuperacions i saldos que tot l’equip pugui consultar.
La política evita decisions improvisades; el full de control evita perdre la pista de cada classe pendent. Les regles serveixen perquè la flexibilitat no depengui de la memòria d’una persona ni de converses soltes.
En aquest article tens dues plantilles gratuïtes preparades per l’equip de Clasbi: una base de política per adaptar i un full de control per registrar assistències, recuperacions fetes, classes pendents i saldos calculats.
Quin problema resol una política de recuperacions?
Evita que cada recuperació es decideixi de manera diferent segons qui pregunti. Sense una política escrita, un alumne avisa amb 2 hores, un altre amb 24, un altre demana recuperar una classe de fa tres mesos i una altra família reclama un descompte, i cada cas es resol a la seva manera.
Això genera tres riscos:
- famílies que no entenen per què a unes persones se’ls permet més que a d’altres;
- professors que acaben negociant horaris en lloc de fer classe;
- classes pendents que ningú no sap si continuen vigents, han caducat o ja s’han recuperat.
Què cal decidir abans d’escriure la política?
Sis coses: l’antelació de l’avís, el límit de classes pendents, la caducitat, els grups compatibles, on es registra i com afecta la mensualitat.
| Decisió | Recomanació pràctica |
|---|---|
| Antelació de l’avís | Triar 12, 24 o 48 hores i aplicar-ho igual a tothom. |
| Límit acumulat | Permetre 1 o 2 classes pendents alhora. |
| Caducitat | Definir un termini visible per fer servir la recuperació. |
| Grups compatibles | Recuperar només en classes que encaixin per nivell, edat, modalitat i capacitat. |
| Registre | Desar assistències, absències, saldos i recuperacions en un lloc que l’equip pugui consultar. |
| Mensualitat | Aclarir si la falta es descompta o si la recuperació forma part de la quota. |
1. Amb quanta antelació s’ha d’avisar d’una falta?
El més habitual és entre 12 i 48 hores, i 24 hores és el punt de partida més equilibrat: permet acceptar absències reals sense convertir cada falta en una reorganització d’última hora.
El que importa és que el criteri sigui estable. Si una família té 12 hores i una altra 24 perquè insisteix més, la norma deixa de protegir l’acadèmia.
2. Quantes recuperacions pot acumular un alumne?
El més raonable és permetre 1 o 2 recuperacions pendents alhora. Una política sense límit sembla amable al principi, però quan un alumne acumula 6, 8 o 10 classes pendents, l’acadèmia ja no gestiona recuperacions: intenta encaixar una promesa difícil de complir.
Quan l’alumne arriba al límit, no genera noves recuperacions fins que no en fa servir alguna de les anteriors.
3. Fins quan es pot recuperar una classe?
Fins al termini que fixi la política: dins del mateix mes, del trimestre o d’un nombre concret de setmanes. El termini ha de ser per escrit, perquè una recuperació sense caducitat acaba en dos llocs: oblidada o reclamada.
El termini exacte depèn del calendari de l’acadèmia, però ha de ser fàcil d’entendre i d’aplicar. Si la resposta és «quan puguem», encara no és una política.
4. En quins grups es pot recuperar una classe?
En grups compatibles per nivell, edat, modalitat, professor i aforament: no tot forat lliure és un forat vàlid. La compatibilitat importa més que el forat, sobretot en música i reforç escolar, on no n’hi ha prou que hi hagi una cadira lliure: també hi ha d’encaixar l’instrument, l’assignatura, el curs o l’objectiu de la classe.
En una acadèmia d’idiomes, una recuperació pot dependre del nivell; en una acadèmia de reforç, de l’assignatura; i en una escola de música, de l’instrument o del professor. En un centre esportiu o una escola de pàdel i tennis, sol dependre de l’aforament i del nivell del grup; en una acadèmia d’art, del taller i del material.
Els criteris habituals per acceptar una recuperació són:
- mateix nivell o nivell equivalent;
- edat compatible;
- modalitat compatible: individual, parella o grup;
- professor original o professor vàlid per a aquest contingut;
- places lliures sense baixar la qualitat del grup.
5. On es registren les faltes i les recuperacions?
En un registre compartit que compleixi tres condicions: qualsevol persona de l’equip el pot consultar, no depèn de buscar missatges antics i la família pot saber quantes classes té pendents sense preguntar cada setmana.
Com a mínim, l’acadèmia necessita veure qui va faltar, si va avisar a temps, si va generar dret a recuperar, quan caduca, on es va recuperar i si ja va consumir saldo.
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. A Clasbi, l’alumne cancel·la des de l’app amb l’antelació que fixes, el seu saldo s’ajusta i només pot recuperar en els grups que permets; ho pots veure a la pàgina de recuperació de classes.
Si el problema principal és l’intercanvi constant de missatges, revisa també la guia sobre com gestionar recuperacions sense dependre de WhatsApp.
6. Es descompten de la mensualitat les classes no assistides?
Normalment no: la plaça continua reservada, el professor continua planificat i els costos fixos de l’acadèmia continuen corrent. El que s’ofereix a canvi de l’avís és la possibilitat de recuperar quan hi hagi un forat compatible. La mensualitat ha de quedar clara abans de la falta, perquè aquest punt genera moltes reclamacions si no és per escrit.
També hi ha acadèmies que prorrategen, fan servir bons o apliquen descomptes en casos concrets. Qualsevol model pot ser vàlid si s’explica abans. Convé separar les absències normals dels casos especials: baixa mèdica llarga, pausa formal acordada, viatge llarg, urgència familiar o classe cancel·lada per la mateixa acadèmia.
Plantilla 1: política de recuperacions per a famílies
Pots fer servir aquesta base com a punt de partida per a la part visible de la teva política. Adapta els claudàtors a la teva acadèmia abans de publicar-la.
A la nostra acadèmia intentem facilitar l’assistència regular i, quan és possible, oferir opcions de recuperació. Perquè l’organització sigui justa per a tots els alumnes i sostenible per a l’equip, apliquem les condicions següents:
- Les absències s’han de comunicar amb almenys [X hores] d’antelació per generar dret a recuperació.
- Les classes no assistides sense avís dins del termini establert no generen recuperació, tret de causa justificada o cas excepcional valorat pel centre.
- Les recuperacions estan subjectes a disponibilitat en grups compatibles per nivell, edat, modalitat, professor i capacitat.
- Les classes pendents es poden recuperar durant un termini màxim de [X] des de l’absència.
- Cada alumne pot acumular un màxim de [X classes pendents].
- Les classes no assistides no es descompten automàticament de la mensualitat, tret d’una política específica acordada pel centre.
- Totes les absències, recuperacions i canvis queden registrats perquè administració, professorat i família tinguin la mateixa informació.
- Les situacions mèdiques, familiars o de força major es podran revisar individualment pel centre.
Quins casos convé revisar abans de publicar la política?
Abans d’enviar la política de recuperacions a les famílies, respon aquests cinc casos per escrit:
- Un alumne avisa 2 hores abans perquè té febre.
- Una família demana recuperar una classe de fa dos mesos.
- Un professor va dir que hi havia forat, però el grup ja és ple.
- Una família demana descompte perquè la seva filla ha faltat tres vegades.
- Un alumne vol recuperar en un grup d’un altre nivell perquè li va millor.
Si alguna resposta comença per «depèn», concreta la regla. Una bona política redueix converses; si obliga a explicar cada cas des de zero, encara és massa oberta.
Com comunicar la política a les famílies?
Primer a l’equip i després a les famílies, amb antelació i explicant-ne el motiu. Si una família truca i cada professor respon una cosa diferent, la política neix trencada.
No és el mateix dir:
A partir d’ara no es recuperen classes fora de termini.
Que dir:
Hem vist que algunes recuperacions es perden entre missatges creuats. Perquè totes les famílies tinguin les mateixes condicions, registrarem les absències i les recuperacions amb un únic criteri.
La segona versió transmet ordre en lloc de càstig. També convé respectar els saldos ja acordats abans del canvi.
Plantilla 2: control d’assistències, recuperacions i saldos
És un full de control on es veu quantes classes pendents té cada alumne. És útil si encara gestiones recuperacions amb Excel, WhatsApp o notes soltes, perquè ho reuneix tot en un únic registre.
La plantilla de control t’ajuda a veure:
- quin alumne va faltar i quan;
- si la falta genera dret a recuperació;
- quantes classes té pendents;
- quina recuperació ja s’ha fet;
- quin saldo queda després de cada moviment.
T’enviem aquesta plantilla per correu quan omples el formulari d’aquesta pàgina.
