Para facer unha política de recuperacións nunha academia, decide seis cousas e escríbeas: con canta antelación hai que avisar (normalmente 24 horas), cantas recuperacións se poden acumular (1 ou 2), ata cando se poden usar, en que grupos, onde se rexistran e como afectan á mensualidade. Despois, leva un rexistro de asistencias, recuperacións e saldos que todo o equipo poida consultar.
A política evita decisións improvisadas; a folla de control evita perder a pista de cada clase pendente. As regras serven para que a flexibilidade non dependa da memoria dunha persoa nin de conversas soltas.
Neste artigo tes dous modelos gratuítos preparados polo equipo de Clasbi: unha base de política para adaptar e unha folla de control para rexistrar asistencias, recuperacións feitas, clases pendentes e saldos calculados.
Que problema resolve unha política de recuperacións?
Evita que cada recuperación se decida de forma distinta segundo quen pregunte. Sen política escrita, un alumno avisa con 2 horas, outro con 24, outro pide recuperar unha clase de hai tres meses e outra familia reclama un desconto, e cada caso resólvese á súa maneira.
Iso xera tres riscos:
- familias que non entenden por que a unhas persoas se lles permite máis ca a outras;
- profesores que acaban negociando horarios en vez de dar clase;
- clases pendentes que ninguén sabe se seguen vixentes, caducaron ou xa se recuperaron.
Que decidir antes de escribir a política?
Seis cousas: a antelación do aviso, o límite de clases pendentes, a caducidade, os grupos compatibles, onde se rexistra e como afecta á mensualidade.
| Decisión | Recomendación práctica |
|---|---|
| Antelación do aviso | Escoller 12, 24 ou 48 horas e aplicalo igual para todos. |
| Límite acumulado | Permitir 1 ou 2 clases pendentes á vez. |
| Caducidade | Definir un prazo visible para usar a recuperación. |
| Grupos compatibles | Recuperar só en clases que encaixen por nivel, idade, modalidade e capacidade. |
| Rexistro | Gardar asistencias, ausencias, saldos e recuperacións nun sitio que o equipo poida consultar. |
| Mensualidade | Aclarar se a falta se desconta ou se a recuperación forma parte da cota. |
1. Con canta antelación se debe avisar dunha falta?
O habitual é entre 12 e 48 horas, e 24 horas é o punto de partida máis equilibrado: permite aceptar ausencias reais sen converter cada falta nunha reorganización de último momento.
O importante é que o criterio sexa estable. Se unha familia ten 12 horas e outra 24 porque insiste máis, a norma deixa de protexer a academia.
2. Cantas recuperacións pode acumular un alumno?
O máis razoable é permitir 1 ou 2 recuperacións pendentes á vez. Unha política sen límite parece amable ao principio, pero cando un alumno acumula 6, 8 ou 10 clases pendentes, a academia xa non xestiona recuperacións: intenta encaixar unha promesa difícil de cumprir.
Cando o alumno chega ao límite, non xera novas recuperacións ata usar algunha das anteriores.
3. Ata cando se pode recuperar unha clase?
Ata o prazo que fixe a política: dentro do mesmo mes, do trimestre ou dun número concreto de semanas. O prazo debe estar escrito, porque unha recuperación sen caducidade acaba en dous sitios: esquecida ou reclamada.
O prazo exacto depende do calendario da academia, pero debe ser doado de entender e de aplicar. Se a resposta é «cando poidamos», aínda non é unha política.
4. En que grupos se pode recuperar unha clase?
En grupos compatibles por nivel, idade, modalidade, profesor e aforamento: non todo oco libre é un oco válido. A compatibilidade importa máis ca o oco, sobre todo en música e reforzo escolar, onde non abonda con que haxa unha cadeira libre: tamén ten que encaixar o instrumento, a materia, o curso ou o obxectivo da clase.
Nunha academia de idiomas, unha recuperación pode depender do nivel; nunha academia de reforzo, da materia; e nunha escola de música, do instrumento ou do profesor. Nun centro deportivo ou nunha escola de pádel e tenis, adoita depender do aforamento e do nivel do grupo; nunha academia de arte, do obradoiro e do material.
Os criterios habituais para aceptar unha recuperación son:
- mesmo nivel ou nivel equivalente;
- idade compatible;
- modalidade compatible: individual, parella ou grupo;
- profesor orixinal ou profesor válido para ese contido;
- prazas libres sen baixar a calidade do grupo.
5. Onde se rexistran as faltas e as recuperacións?
Nun rexistro compartido que cumpra tres condicións: calquera persoa do equipo pode consultalo, non depende de buscar mensaxes antigas e a familia pode saber cantas clases ten pendentes sen preguntar cada semana.
Como mínimo, a academia necesita ver quen faltou, se avisou a tempo, se xerou dereito a recuperar, cando caduca, onde se recuperou e se xa consumiu saldo.
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. En Clasbi, o alumno cancela desde a app coa antelación que fixas, o seu saldo axústase e só pode recuperar nos grupos que permites; podes velo na páxina de recuperación de clases.
Se o principal problema é o intercambio constante de mensaxes, revisa tamén a guía sobre como xestionar recuperacións sen depender de WhatsApp.
6. Descóntanse da mensualidade as clases non asistidas?
Normalmente non: a praza segue reservada, o profesor segue planificado e os custos fixos da academia seguen correndo. O que se ofrece a cambio do aviso é a posibilidade de recuperar cando haxa un oco compatible. A mensualidade debe quedar clara antes da falta, porque este punto xera moitas reclamacións se non está escrito.
Tamén hai academias que prorratean, usan bonos ou aplican descontos en casos concretos. Calquera modelo pode ser válido se está explicado antes. Convén separar as ausencias normais dos casos especiais: baixa médica longa, pausa formal acordada, viaxe longa, urxencia familiar ou clase cancelada pola propia academia.
Modelo 1: política de recuperacións para familias
Podes usar esta base como punto de partida para a parte visible da túa política. Adapta os corchetes á túa academia antes de publicala.
Na nosa academia tentamos facilitar a asistencia regular e, cando é posible, ofrecer opcións de recuperación. Para que a organización sexa xusta para todos os alumnos e sostible para o equipo, aplicamos as seguintes condicións:
- As ausencias deben comunicarse con polo menos [X horas] de antelación para xerar dereito a recuperación.
- As clases non asistidas sen aviso dentro do prazo establecido non xeran recuperación, agás causa xustificada ou caso excepcional valorado polo centro.
- As recuperacións están suxeitas a dispoñibilidade en grupos compatibles por nivel, idade, modalidade, profesor e capacidade.
- As clases pendentes poden recuperarse durante un prazo máximo de [X] desde a ausencia.
- Cada alumno pode acumular un máximo de [X clases pendentes].
- As clases non asistidas non se descontan automaticamente da mensualidade, agás política específica acordada polo centro.
- Todas as ausencias, recuperacións e cambios quedan rexistrados para que administración, profesorado e familia teñan a mesma información.
- As situacións médicas, familiares ou de forza maior poderán revisarse individualmente polo centro.
Que casos convén revisar antes de publicar a política?
Antes de enviarlles a política de recuperacións ás familias, responde estes cinco casos por escrito:
- Un alumno avisa 2 horas antes porque ten febre.
- Unha familia pide recuperar unha clase de hai dous meses.
- Un profesor dixo que había oco, pero o grupo xa está cheo.
- Unha familia pide desconto porque a súa filla faltou tres veces.
- Un alumno quere recuperar nun grupo doutro nivel porque lle vén mellor.
Se algunha resposta empeza por «depende», concreta a regra. Unha boa política reduce conversas; se obriga a explicar cada caso desde cero, aínda está demasiado aberta.
Como comunicarlles a política ás familias?
Primeiro ao equipo e despois ás familias, con antelación e explicando o motivo. Se unha familia chama e cada profesor responde distinto, a política nace rota.
Non é o mesmo dicir:
A partir de agora non se recuperan clases fóra de prazo.
Que dicir:
Vimos que algunhas recuperacións se perden entre mensaxes cruzadas. Para que todas as familias teñan as mesmas condicións, imos rexistrar as ausencias e as recuperacións cun único criterio.
A segunda versión transmite orde en lugar de castigo. Tamén convén respectar os saldos xa acordados antes do cambio.
Modelo 2: control de asistencias, recuperacións e saldos
É unha folla de control onde se ve cantas clases pendentes ten cada alumno. É útil se aínda xestionas recuperacións con Excel, WhatsApp ou notas soltas, porque reúne todo nun único rexistro.
O modelo de control axúdache a ver:
- que alumno faltou e cando;
- se a falta xera dereito a recuperación;
- cantas clases ten pendentes;
- que recuperación xa se fixo;
- que saldo queda despois de cada movemento.
Enviámosche este modelo por correo ao encher o formulario desta páxina.
