Para xestionar recuperacións nunha academia necesitas dúas cousas distintas: unha política clara para as familias e un rexistro interno para controlar asistencia, recuperacións, clases pendentes e saldos.
A política evita decisións improvisadas; a folla de control evita perder trazabilidade. A idea non é ser menos flexible, senón poñer regras claras para que a flexibilidade non dependa da memoria dunha persoa nin de conversas soltas.
Ao final deste artigo tes dous modelos gratuítos preparados polo equipo de Clasbi: unha base de política para adaptar e unha folla de control para rexistrar asistencia, recuperacións realizadas, clases pendentes e saldos calculados.
Que problema resolve unha política de recuperacións
As recuperacións parecen simples ata que empezan a mover horarios, grupos, profesores e mensualidades.
O problema aparece cando cada caso se decide de forma distinta: un alumno avisa con 2 horas, outro con 24, outro pide recuperar unha clase de hai tres meses e outra familia reclama un desconto.
Iso crea tres riscos:
- familias que non entenden por que unhas persoas teñen máis flexibilidade ca outras;
- profesores que acaban negociando horarios en vez de dar clase;
- clases pendentes que ninguén sabe se seguen vivas, caducaron ou xa se recuperaron.
Por iso convén escribir as regras antes de que chegue o caso incómodo.
Seis decisións antes de escribir a política
Antes de publicar unha norma, a academia ten que decidir seis cousas.
| Decisión | Recomendación práctica |
|---|---|
| Antelación do aviso | Escoller 12, 24 ou 48 horas e aplicalo igual para todos. |
| Límite acumulado | Permitir 1 ou 2 clases pendentes á vez. |
| Caducidade | Definir un prazo visible para usar a recuperación. |
| Grupos compatibles | Recuperar só en clases que encaixen por nivel, idade, modalidade e capacidade. |
| Rexistro | Gardar asistencia, ausencias, saldos e recuperacións nun lugar consultable polo equipo. |
| Mensualidade | Aclarar se a falta se desconta ou se a recuperación forma parte das condicións da cota. |
1. Con canta antelación hai que avisar
Non hai un número perfecto.
Os rangos habituais son 12, 24 ou 48 horas. Para moitas academias, 24 horas é o punto máis equilibrado: permite aceptar ausencias reais sen converter cada falta nunha reorganización de última hora.
O importante é que o criterio sexa estable. Se unha familia ten 12 horas e outra 24 porque insiste máis, a norma deixa de protexer a academia.
2. Cantas recuperacións pode acumular un alumno
Unha política sen límite parece amable ao principio.
Despois convértese en débeda.
Cando un alumno acumula 6, 8 ou 10 clases pendentes, a academia xa non está xestionando recuperacións. Está intentando encaixar unha promesa difícil de cumprir.
O máis razoable é permitir 1 ou 2 recuperacións pendentes á vez.
Cando o alumno chega ao límite, non xera novas recuperacións ata usar algunha das anteriores.
3. Ata cando se poden recuperar
Unha recuperación sen caducidade acaba en dous sitios: esquecida ou reclamada.
O prazo debe quedar escrito. Define un límite claro: dentro do mesmo mes, dentro do trimestre ou dentro dun número concreto de semanas.
O prazo exacto depende do calendario da academia, pero debe ser fácil de entender e fácil de aplicar. Se a resposta é “cando poidamos”, aínda non é unha política.
4. En que grupos se pode recuperar
Non todo oco libre é un oco válido.
A compatibilidade importa máis que o oco. Unha recuperación debería encaixar por nivel, idade, modalidade, profesor e capacidade. Isto importa especialmente en música e apoio escolar, onde non chega con que haxa unha cadeira libre: tamén ten que encaixar o instrumento, a materia, o curso ou o obxectivo da clase.
Nunha academia de idiomas, unha recuperación pode depender do nivel; nunha academia de reforzo, da materia; e nunha escola de música, do instrumento ou do profesor.
Os criterios habituais para aceptar unha recuperación son:
- mesmo nivel ou nivel equivalente;
- idade compatible;
- modalidade compatible: individual, parella ou grupo;
- profesor orixinal ou profesor válido para ese contido;
- capacidade real sen baixar a calidade do grupo.
5. Onde se rexistra todo
A política non funciona se o rexistro vive na memoria dunha persoa.
O rexistro ten que ser compartido. O sistema elixido debería cumprir tres condicións:
- calquera persoa do equipo pode consultalo;
- non depende de buscar mensaxes antigas;
- a familia pode saber cantas clases ten pendentes sen preguntar cada semana.
Unha academia necesita ver, como mínimo, quen faltou, se avisou a tempo, se xerou dereito a recuperar, cando caduca, onde se recuperou e se xa consumiu saldo.
Se o principal problema non é a norma senón o intercambio constante de mensaxes, tamén podes revisar esta guía sobre como xestionar recuperacións sen depender de WhatsApp.
6. Como afecta á mensualidade
Este punto xera moitas reclamacións se non está escrito.
A mensualidade debe quedar clara antes da falta. A postura máis habitual é que as ausencias puntuais non se descontan automaticamente da mensualidade: a praza segue reservada, o profesor segue planificado e os custos fixos da academia seguen correndo.
O que se ofrece a cambio do aviso é a posibilidade de recuperar cando haxa un oco compatible.
Tamén hai academias que prorratean, usan bonos ou aplican descontos en casos concretos. Calquera modelo pode ser válido se está explicado antes.
Convén separar as ausencias normais dos casos especiais: baixa médica longa, pausa formal acordada, viaxe longa, urxencia familiar ou clase cancelada pola propia academia.
Modelo 1: política de recuperacións para familias
Podes usar esta base como punto de partida para a parte visible da túa política.
Adapta os corchetes á túa academia antes de publicala.
Na nosa academia intentamos facilitar a asistencia regular e, cando é posible, ofrecer opcións de recuperación. Para que a organización sexa xusta para todos os alumnos e sostible para o equipo, aplicamos as seguintes condicións:
- As ausencias deben comunicarse con polo menos [X horas] de antelación para xerar dereito a recuperación.
- As clases non asistidas sen aviso dentro do prazo establecido non xeran recuperación, salvo causa xustificada ou caso excepcional valorado polo centro.
- As recuperacións están suxeitas a dispoñibilidade en grupos compatibles por nivel, idade, modalidade, profesor e capacidade.
- As clases pendentes poden recuperarse durante un prazo máximo de [X] desde a ausencia.
- Cada alumno pode acumular un máximo de [X clases pendentes].
- As clases non asistidas non se descontan automaticamente da mensualidade, salvo política específica acordada polo centro.
- Todas as ausencias, recuperacións e cambios quedan rexistradas para que administración, profesorado e familia teñan a mesma información.
- As situacións médicas, familiares ou de forza maior poderán revisarse individualmente polo centro.
Antes de publicala, revisa estes casos
Antes de enviar a política ás familias, responde estes casos por escrito:
- Un alumno avisa 2 horas antes porque ten febre.
- Unha nai pide recuperar unha clase de hai dous meses.
- Un profesor dixo que había oco, pero o grupo xa está cheo.
- Unha familia pide desconto porque a súa filla faltou tres veces.
- Un alumno quere recuperar nun grupo doutro nivel porque lle vén mellor.
Se algunha resposta empeza por “depende”, concreta a regra.
Unha boa política reduce conversas. Se obriga a explicar cada caso desde cero, aínda está demasiado aberta.
Como comunicar a nova política
Primeiro comunícaa ao equipo.
Se unha familia chama e cada profesor responde distinto, a política nace rota.
Despois comunícaa ás familias con antelación.
Explica o motivo, non só a norma.
Non é o mesmo dicir:
A partir de agora non se recuperan clases fóra de prazo.
Que dicir:
Vimos que algunhas recuperacións se perden entre mensaxes cruzadas. Para que todas as familias teñan as mesmas condicións, imos rexistrar as ausencias e recuperacións desde un único criterio.
A segunda versión transmite orde, non castigo.
Tamén convén respectar os saldos xa acordados antes do cambio.
Modelo 2: control de asistencia, recuperacións e saldos
A política escrita non serve de moito se despois ninguén sabe cantas clases pendentes ten cada alumno.
O segundo modelo é o máis operativo: unha folla para controlar alumnos, asistencia, faltas, recuperacións realizadas e saldos pendentes.
É útil se aínda xestionas recuperacións con Excel, WhatsApp ou notas soltas, porque obriga a ter unha única fonte de verdade.
O modelo de control debería axudarche a ver:
- que alumno faltou e cando;
- se a falta xera dereito a recuperación;
- cantas clases ten pendentes;
- que recuperación xa se realizou;
- que saldo queda despois de cada movemento.
Ese é o modelo que enviamos por email desde o formulario de abaixo.
