Per gestionar els horaris d’una acadèmia, defineix primer els grups amb el seu horari recurrent, el seu professor i els seus alumnes, i deixa que el sistema generi les classes del curs. Així només toques les excepcions, com moure una classe o canviar de professor, i el calendari continua connectat amb l’assistència, les recuperacions, els pagaments i els avisos.
Un calendari manual, com una agenda en paper, un Excel o Google Calendar, obliga a copiar cada classe a mà i a actualitzar diversos llocs quan alguna cosa canvia. La feina que convé eliminar és la còpia manual de classes.
Què vol dir gestionar horaris en una acadèmia?
Gestionar horaris en una acadèmia és mantenir al dia cada classe amb tot el que en depèn. Darrere de cada classe hi ha:
- un grup i un professor;
- els alumnes apuntats;
- una aula o un enllaç de classe en línia;
- l’assistència i les recuperacions;
- els pagaments o el saldo de classes que consumeix;
- les persones que s’han d’assabentar si alguna cosa canvia.
Quan aquesta informació viu en llocs separats, cada canvi obliga a revisar calendaris, WhatsApp, fulls de càlcul i pagaments. Per això moltes acadèmies comencen buscant una aplicació de calendari i acaben necessitant un programari de gestió d’acadèmies.
Et sona aquest calendari?
És una setmana normal amb cinc canvis a sobre: una classe moguda, un professor substituït, un alumne que compra hores extra, un forat de professor sense cobrir i una família esperant confirmació.
El desordre visible és el senyal. La causa és un calendari desconnectat d’alumnes, professors, assistència, pagaments i avisos.
Per què els grups recurrents són la clau de l’horari?
Perquè gairebé totes les classes d’una acadèmia es repeteixen: dilluns i dimecres, dimarts i dijous, dissabtes al matí. També hi ha classes individuals, bons d’hores i sessions en línia, però la base del curs són els grups que es repeteixen cada setmana.
Un bon sistema permet definir el grup una vegada i generar-ne automàticament les classes del curs. Si el calendari no entén grups recurrents, algú ha de crear cada classe, moure alumnes, revisar professors i comprovar si l’assistència o els pagaments s’han vist afectats, setmana rere setmana.
Per què un calendari manual es queda curt?
Perquè quan hi ha diversos professors, grups i canvis, apareixen tres problemes:
- Circulen diverses versions de l’horari.
- Els canvis no arriben sols a professors i alumnes.
- El calendari no sap res de pagaments, saldos ni recuperacions.
Moure una classe no hauria d’implicar actualitzar cinc llocs. En un calendari manual vol dir avisar el professor, escriure a l’alumne, revisar l’aula o l’enllaç, comprovar el saldo, marcar l’assistència i esperar que ningú no consulti una versió antiga. Si et passa sovint, revisa també aquestes alternatives a Excel per a acadèmies.
Què ha de connectar una aplicació d’horaris?
Una aplicació d’horaris per a acadèmies ha de respondre una pregunta: si canvio aquesta classe, què més queda afectat? Per fer-ho necessita connectar:
- grups i horaris recurrents;
- professors i la seva disponibilitat;
- alumnes vinculats a cada classe;
- assistència i recuperacions de classes;
- pagaments, bons, saldos i classes consumides;
- avisos quan canvia alguna cosa;
- aules o enllaços de classe en línia.
Això val igual per a acadèmies d’idiomes, acadèmies de reforç, escoles de música, acadèmies de dansa, acadèmies d’art, centres esportius i escoles de pàdel i tennis: qualsevol centre que treballa amb grups, bons o sessions recurrents.
Com ha de ser el calendari d’una acadèmia en línia?
El calendari d’una acadèmia en línia també ha de donar accés a la classe: cada sessió amb el seu enllaç, el seu professor i els seus alumnes. Google Calendar i Google Meet poden formar part del flux, però si cada esdeveniment i cada enllaç es creen a mà, apareixen enllaços duplicats, alumnes sense accés, professors amb esdeveniments desactualitzats i canvis d’hora que no arriben a tothom.
Una aplicació d’horaris per a acadèmies en línia ha d’unir calendari, alumnes, professors i enllaços en el mateix lloc.
Com gestiona Clasbi els horaris?
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. A l’horari, l’acadèmia registra el patró de cada grup: dia, hora, professor, aula o enllaç, alumnes i dates.
Aquesta configuració funciona com una plantilla: defineixes la regla una vegada i Clasbi crea les classes recurrents al calendari. Després només es toquen les variacions: moure una classe, canviar un professor, afegir un alumne, ajustar una recuperació o revisar un pagament. L’estalvi de temps és a gestionar només les excepcions.
Cada canvi d’aula, professor o horari es veu al moment a l’agenda de professors i alumnes, i queda connectat amb l’assistència, les recuperacions, els pagaments i els saldos.
Quan cal passar d’un calendari manual a un programari?
Quan apareix algun d’aquests senyals:
- circulen diverses versions de l’horari;
- moure una classe obliga a escriure a diverses persones;
- els alumnes pregunten horaris que ja es van comunicar;
- les recuperacions es perden o es dupliquen;
- els saldos no quadren amb les classes impartides;
- les classes en línia depenen d’enllaços creats a mà.
Amb dos o més d’aquests senyals, ordenar millor el calendari ja no n’hi ha prou: cal que l’horari formi part del sistema de gestió. Prova Clasbi gratis durant 3 mesos amb els grups reals de la teva acadèmia.
