Sí: les alternatives a Excel més utilitzades per gestionar una acadèmia o un centre esportiu són Notion, Airtable i un programari de gestió específic com Clasbi. Notion i Airtable ordenen millor les dades, però les assistències, les recuperacions, els saldos i el fitxatge s’han de muntar a mà; un programari d’acadèmies ja els porta fets.
Per triar, compara cada opció amb cinc tasques del teu dia a dia: passar llista, gestionar una recuperació, saber qui deu què, registrar la jornada dels professors i veure els ingressos del mes.
Per què Excel deixa de funcionar?
Excel deixa de funcionar quan diverses persones toquen el mateix fitxer i cada canvi d’un alumne afecta horaris, saldos i pagaments alhora. Un full de càlcul desa dades, però no aplica regles: cada recuperació, cada pagament i cada falta depèn que algú actualitzi la fila correcta.
Quins errors de pagaments i saldos apareixen amb Excel?
Una fórmula mal copiada, un pagament anotat a la fila equivocada o una mensualitat oblidada n’hi ha prou perquè el saldo d’un alumne sigui incorrecte. Quan l’error surt a la llum setmanes després, toca explicar a una família que ha pagat de més, o que deu diners que ningú no li havia reclamat.
A més, cal reconstruir l’historial a mà per demostrar on va fallar el càlcul, i aquesta conversa posa en dubte la confiança que la família tenia en l’acadèmia.
Per què fallen les recuperacions a Excel?
Perquè una recuperació gestionada a mà passa per cinc passos: l’alumne avisa, algú ho anota, es consulta el professor, es busca un forat i s’avisa l’alumne. Si un d’aquests passos se salta, l’alumne arriba a una classe plena, el professor no l’espera o la recuperació consta com a feta i el saldo no quadra.
Si les recuperacions són el teu problema principal, comença per una política de recuperacions i plantilla de control abans d’afegir més fulls.
Pot Excel mostrar els ingressos reals del mes?
Només si els construeixes tu amb fórmules, filtres i taules dinàmiques. Per saber quant has ingressat el mes, quant queda pendent de cobrar, quin saldo té cada alumne i quins pagaments s’acumulen amb retard, algú ha de creuar diverses pestanyes i mantenir-les al dia cada setmana.
Serveix Excel per al fitxatge de professors?
Serveix, amb risc. Des del RDL 8/2019, totes les empreses han de registrar la jornada diària dels seus treballadors, inclosos professors i monitors a temps parcial, i el registre ha d’estar disponible davant d’una inspecció de treball.
Un full d’Excel es pot editar o esborrar després sense deixar rastre. No està prohibit de manera explícita, però si en una inspecció no pots demostrar que el registre és fiable, l’empresa s’exposa a una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, amb multes de 751 a 7.500 euros. La guia sobre el registre horari a les acadèmies explica què exigeix la llei.
Clasbi inclou el registre de jornada: cada professor fitxa l’entrada i la sortida des del mòbil, i el registre es pot exportar quan ho demani la inspecció o la gestoria.
Què passa si només una persona entén l’Excel?
Que l’acadèmia depèn d’aquesta persona. El dia que no hi és, ningú més sap quina pestanya cal actualitzar ni quina fórmula no s’ha de tocar, i els dubtes de famílies i professors s’acumulen fins que torna. Si vols repartir la feina, la guia per gestionar una acadèmia amb diversos professors explica què convé definir abans.
Quines alternatives a Excel hi ha?
Serveixen Notion o Airtable per gestionar una acadèmia?
Serveixen per ordenar dades i treballar diverses persones alhora sense trencar fórmules. Funcionen bé per a documentació, llistes d’alumnes o seguiment lleuger.
El seu límit és que són eines genèriques: les assistències, les recuperacions, els saldos i el fitxatge s’han de construir amb taules i automatitzacions pròpies. Amb 30 alumnes s’aguanta; amb diversos professors i grups que canvien cada setmana, la feina manual torna a créixer.
Què fa un programari de gestió com Clasbi que no fa Excel?
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. En lloc de columnes que cal mantenir, aplica les regles del teu centre:
- el professor passa llista i la falta descompta la classe del saldo de l’alumne;
- l’alumne reserva la seva recuperació de classe només en els forats que permets;
- quotes, bons i càrrecs recurrents queden registrats per alumne;
- cada professor fitxa la seva jornada des del mòbil;
- diversos professors treballen alhora sense sobreescriure les dades dels altres.
Per comparar preus amb altres programes, mira quant costa un programari de gestió per a acadèmies.
Comparativa: Excel, Notion/Airtable i Clasbi
| Tasca | Excel | Notion / Airtable | Clasbi |
|---|---|---|---|
| Passar llista | Marcar a mà en un full | Marcar a mà en una base de dades | El professor passa llista i el saldo s’actualitza |
| Gestionar recuperacions | Buscar forat i anotar-ho a mà | Muntar taules i vistes pròpies | L’alumne reserva en els forats que permeten les teves regles |
| Pagaments i saldos per alumne | Fórmules per alumne | Fórmules o automatitzacions pròpies | Quotes, bons i càrrecs per alumne inclosos |
| Registre de jornada | Editable sense deixar rastre | No inclòs | Fitxatge des del mòbil, exportable |
| Ingressos del mes | Taules dinàmiques | Vistes pròpies | Ingressos, pendents i impagaments sense fórmules |
| Diverses persones alhora | Risc de sobreescriure dades | Sí | Sí, cada professor amb el seu accés |
| Preu | Inclòs a Microsoft 365 | Pla gratuït i plans de pagament per usuari | 5 € per professor al mes després de 3 mesos gratis |
Quan convé deixar Excel?
Quan corregir errors de pagaments, recuperacions o fitxatge et porta més temps del que t’estalvia el full. Hi ha tres senyals clars: diverses persones fan servir el mateix fitxer, les recuperacions generen discussions amb les famílies, o no saps qui deu quant sense revisar diverses pestanyes.
Si t’hi reconeixes, prova Clasbi gratis durant 3 mesos amb les dades reals del teu centre. Per comparar més opcions, tens la guia del millor programari de gestió per a acadèmies el 2026.
