Si: as alternativas a Excel máis usadas para xestionar unha academia ou un centro deportivo son Notion, Airtable e un software de xestión específico como Clasbi. Notion e Airtable ordenan mellor os datos, pero as asistencias, as recuperacións, os saldos e a fichaxe hai que montalos a man; un software de academias tráeos feitos.
Para escoller, compara cada opción con cinco tarefas do teu día a día: pasar asistencia, xestionar unha recuperación, saber quen debe que, rexistrar a xornada dos profesores e ver os ingresos do mes.
Por que Excel deixa de funcionar?
Excel deixa de funcionar cando varias persoas tocan o mesmo ficheiro e cada cambio dun alumno afecta a horarios, saldos e pagamentos á vez. Unha folla de cálculo garda datos, pero non aplica regras: cada recuperación, cada pagamento e cada falta depende de que alguén actualice a fila correcta.
Que erros de pagamentos e saldos aparecen con Excel?
Unha fórmula mal copiada, un pagamento anotado na fila equivocada ou unha mensualidade esquecida bastan para que o saldo dun alumno sexa incorrecto. Cando o erro sae á luz semanas despois, toca explicarlle a unha familia que pagou de máis, ou que debe diñeiro que ninguén lle reclamara.
Ademais, hai que reconstruír o historial a man para demostrar onde fallou o cálculo, e esa conversa pon en dúbida a confianza que a familia tiña na academia.
Por que fallan as recuperacións en Excel?
Porque unha recuperación xestionada a man pasa por cinco pasos: o alumno avisa, alguén o anota, consúltase o profesor, búscase un oco e avísase o alumno. Se un deses pasos se salta, o alumno chega a unha clase completa, o profesor non o espera ou a recuperación figura como feita e o saldo non cadra.
Se as recuperacións son o teu principal problema, empeza por unha política de recuperacións e modelo de control antes de engadir máis follas.
Pode Excel mostrar os ingresos reais do mes?
Só se os constrúes ti con fórmulas, filtros e táboas dinámicas. Para saber canto ingresaches no mes, canto está pendente de cobro, que saldo ten cada alumno e que pagamentos se acumulan con atraso, alguén ten que cruzar varias pestanas e mantelas ao día cada semana.
Serve Excel para a fichaxe de profesores?
Serve, con risco. Desde o RD-lei 8/2019, todas as empresas deben rexistrar a xornada diaria dos seus traballadores, incluídos profesores e monitores a tempo parcial, e o rexistro ten que estar dispoñible ante unha inspección de traballo.
Unha folla de Excel pode editarse ou borrarse despois sen deixar rastro. Non está prohibida de forma explícita, pero se nunha inspección non podes demostrar que o rexistro é fiable, a empresa exponse a unha infracción grave do artigo 7.5 da LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. A guía sobre rexistro horario en academias explica que esixe a lei.
Clasbi inclúe o rexistro de xornada: cada profesor ficha a entrada e a saída desde o móbil, e o rexistro pódese exportar cando o pida a inspección ou a xestoría.
Que pasa se só unha persoa entende o Excel?
Que a academia depende desa persoa. O día que non está, ninguén máis sabe que pestana actualizar nin que fórmula non se debe tocar, e as dúbidas de familias e profesores acumúlanse ata que volve. Se queres repartir o traballo, a guía para xestionar unha academia con varios profesores explica que convén definir antes.
Que alternativas a Excel hai?
Serven Notion ou Airtable para xestionar unha academia?
Serven para ordenar datos e traballar varias persoas á vez sen romper fórmulas. Funcionan ben para documentación, listas de alumnos ou seguimento lixeiro.
O seu límite é que son ferramentas xenéricas: as asistencias, as recuperacións, os saldos e a fichaxe hai que construílos con táboas e automatizacións propias. Con 30 alumnos mantense; con varios profesores e grupos que cambian cada semana, o traballo manual volve medrar.
Que fai un software de xestión como Clasbi que non fai Excel?
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. En lugar de columnas que hai que manter, aplica as regras do teu centro:
- o profesor pasa lista e a falta desconta a clase do saldo do alumno;
- o alumno reserva a súa recuperación de clase só nos ocos que permites;
- cotas, bonos e cargos recorrentes quedan rexistrados por alumno;
- cada profesor ficha a súa xornada desde o móbil;
- varios profesores traballan á vez sen sobrescribir os datos doutros.
Para comparar prezos con outros programas, mira canto custa un software de xestión para academias.
Comparativa: Excel, Notion/Airtable e Clasbi
| Tarefa | Excel | Notion / Airtable | Clasbi |
|---|---|---|---|
| Pasar asistencia | Marcar a man nunha folla | Marcar a man nunha base de datos | O profesor pasa lista e o saldo actualízase |
| Xestionar recuperacións | Buscar oco e anotalo a man | Montar táboas e vistas propias | O alumno reserva nos ocos que permiten as túas regras |
| Pagamentos e saldos por alumno | Fórmulas por alumno | Fórmulas ou automatizacións propias | Cotas, bonos e cargos por alumno incluídos |
| Rexistro de xornada | Editable sen deixar rastro | Non incluído | Fichaxe desde o móbil, exportable |
| Ingresos do mes | Táboas dinámicas | Vistas propias | Ingresos, pendentes e impagos sen fórmulas |
| Varias persoas á vez | Risco de sobrescribir datos | Si | Si, cada profesor co seu acceso |
| Prezo | Incluído en Microsoft 365 | Plan gratuíto e plans de pagamento por usuario | 5 € por profesor ao mes tras 3 meses gratis |
Cando convén deixar Excel?
Cando corrixir erros de pagamentos, recuperacións ou fichaxe che leva máis tempo do que che aforra a folla. Hai tres sinais claros: varias persoas usan o mesmo ficheiro, as recuperacións xeran discusións coas familias, ou non sabes quen debe canto sen revisar varias pestanas.
Se te recoñeces nalgunha, proba Clasbi gratis durante 3 meses cos datos reais do teu centro. Para comparar máis opcións, tes a guía do mellor software de xestión para academias en 2026.
