Un software de xestión para academias pode custar desde unhas decenas ata máis de cen euros ao mes, e a cifra depende sobre todo de como cobra: por profesor, por alumno, por módulos ou por tramos. Por iso, a mellor forma de comparalos é calcular o prezo cos datos da túa academia e pagar só polo que vas usar.
Como cobran os programas de xestión para academias?
Os programas para academias cobran de catro formas: por profesor, por alumno, por módulos ou por tramos. Cada provedor calcula o prezo dunha maneira, e iso fai que dúas tarifas parecidas acaben sendo moi distintas para o teu centro.
| Modelo | Como se calcula | Que preguntar |
|---|---|---|
| Por profesor | Unha cota por cada profesor con acceso | O administrador ten unha tarifa máis cara? |
| Por alumno | Unha cota por cada alumno | Cóntanse só os activos ou tamén as fichas antigas? |
| Por módulos | Un prezo base e extras por cada función | Que entra na base e que se paga á parte? |
| Por tramos | Unha cota fixa con límite de alumnos ou profesores | Canto pagas cando superas o límite? |
Ningún é mellor por si mesmo. Unha academia con moitos alumnos e poucos profesores sae gañando se se cobra por profesor; unha con moitos profesores a tempo parcial e poucos alumnos, quizais non. Por iso convén facer números co teu caso.
Como calcular canto pagaría a túa academia?
Multiplica a tarifa de cada provedor polos datos da túa academia, hoxe e dentro dun curso. Antes de pedir orzamentos, apunta cantos profesores tes, cantos alumnos activos, cantas sedes e que funcións necesitas de verdade. Con eses datos, calcula o que pagarías en cada ferramenta.
Exemplo ficticio: unha academia con 4 profesores e 90 alumnos activos que necesita horarios, asistencias, recuperacións e cobros.
| Modelo | Tarifa de exemplo | Cota mensual |
|---|---|---|
| Por profesor | 5 € por profesor | 20 € |
| Por alumno | 0,60 € por alumno | 54 € |
| Por módulos | 30 € de base + 15 € de cobros + 10 € de app para alumnos | 55 € |
| Por tramos | 39 € ata 100 alumnos | 39 € |
Repite a conta pensando no curso que vén. Se pasas de 90 a 150 alumnos, a cota por alumno sobe a 90 €, e a de tramos salta ao seguinte nivel. Co prezo por profesor, só cambia se amplías o equipo. Calcula tamén canto pagarías en doce meses, non só o primeiro.
Que módulos necesitas de verdade?
Para a maioría das academias abondan horarios, asistencias, recuperacións, cotas, bonos, cobros e acceso para alumnos e familias. Moitas aplicacións ofrécenche engadir funcións que soan ben na demo pero que non vas usar: campañas de márketing, tenda online, informes avanzados, integracións con ferramentas que non tes. Cada unha suma á cota, e ao final pagas por un programa moito máis grande ca a túa academia.
Fai unha lista curta do imprescindible: horarios e calendario de clases, asistencias, recuperacións, cotas, bonos e cobros. Despois comproba se todo iso entra na tarifa base ou se algunha parte se cobra á parte.
Revisa tamén os custos que non aparecen na cota mensual:
- Posta en marcha: quen configura grupos, horarios, cotas e regras.
- Migración: quen pasa os datos dos alumnos e se ten custo.
- Cobros: se hai comisións por cada pagamento.
- Saída: permanencia e condicións para exportar os teus datos se te vas.
Compensa pagar un software se a túa academia é pequena?
Compensa cando o tempo que dedicas a tarefas manuais vale máis ca a cota. Facer a xestión a man tamén custa diñeiro, aínda que non chegue unha factura. Pensa no que che ocupa cada mes: contestar WhatsApps sobre horarios, cadrar quen pagou, buscar oco para unha recuperación, pasar lista en papel e logo a un Excel, reclamar unha cota esquecida. A iso súmase o ruído: as interrupcións mentres dás clase, as mensaxes no último momento e a sensación de non ter nunca nada pechado.
Fai a conta cos teus datos. Supón que esas tarefas che levan cinco horas ao mes e que valoras a túa hora en 25 €. Son 125 € ao mes de traballo que non se ve. Se unha ferramenta de 20 ou 25 € che quita a metade, xa compensa, e iso sen contar os erros: unha soa cota que esqueces cobrar pode valer máis ca a subscrición.
Durante a proba, apunta canto tempo dedicabas antes e canto dedicas despois, incluído o que pasas aprendendo a ferramenta. Se tes poucos alumnos e unha axenda sinxela che funciona, podes seguir así un tempo. Cando cada cambio te obriga a corrixir varias follas e responder mensaxes, toca mirar alternativas a Excel para academias.
Hai algún software de xestión para academias gratis?
Podes xestionar unha academia gratis con Excel, Google Sheets ou Notion, pero as asistencias, as recuperacións, os saldos e os cobros terás que montalos e mantelos a man, e ese tempo tamén custa. Os programas específicos para academias adoitan ser de pagamento, e moitos ofrecen unha proba gratuíta para comprobar se encaixan antes de pagar.
En Clasbi a proba dura 3 meses e non hai permanencia: tempo dabondo para pasar un inicio de trimestre cos teus grupos reais e ver canto traballo che quita. Se prefires empezar sen custo, compara antes as alternativas a Excel para academias.
Canto custa Clasbi?
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. O prezo depende do número de profesores: número de profesores × 5 € ao mes, IVE incluído, despois de 3 meses gratis e sen permanencia. Unha academia con 4 profesores paga 20 € ao mes, e a cota non cambia porque entren máis alumnos. A posta en marcha en 72 horas e a migración de datos están incluídas.
Para valorar se che compensa, proba un cambio de clase, unha falta recuperable e unha cota pendente, e compara o tempo que che leva co que fas hoxe. Se queres ver outras opcións, tes a nosa guía para escoller software de xestión para academias.
Empeza os tres meses gratis e fai a conta coa túa propia academia.
