Un software de gestión para academias puede costar desde unas decenas hasta más de cien euros al mes, y la cifra depende sobre todo de cómo cobra: por profesor, por alumno, por módulos o por tramos. Por eso, la mejor forma de compararlos es calcular el precio con los datos de tu academia y pagar solo por lo que vas a usar.
Cómo cobran los programas para academias
Cada proveedor calcula el precio de una manera, y eso hace que dos tarifas parecidas acaben siendo muy distintas para tu centro.
| Modelo | Cómo se calcula | Qué preguntar |
|---|---|---|
| Por profesor | Una cuota por cada profesor con acceso | ¿El administrador tiene una tarifa más cara? |
| Por alumno | Una cuota por cada alumno | ¿Se cuentan solo los activos o también las fichas antiguas? |
| Por módulos | Un precio base y extras por cada función | ¿Qué entra en la base y qué se paga aparte? |
| Por tramos | Una cuota fija con límite de alumnos o profesores | ¿Cuánto pagas cuando superas el límite? |
Ninguno es mejor por sí mismo. Una academia con muchos alumnos y pocos profesores sale ganando si se cobra por profesor; una con muchos profesores a tiempo parcial y pocos alumnos, quizá no. Por eso conviene hacer números con tu caso.
Calcula el precio con tu caso
Antes de pedir presupuestos, apunta cuántos profesores tienes, cuántos alumnos activos, cuántas sedes y qué funciones necesitas de verdad. Con esos datos, calcula lo que pagarías en cada herramienta.
Ejemplo ficticio: una academia con 4 profesores y 90 alumnos activos que necesita horarios, asistencias, recuperaciones y cobros.
| Modelo | Tarifa de ejemplo | Cuota mensual |
|---|---|---|
| Por profesor | 5 € por profesor | 20 € |
| Por alumno | 0,60 € por alumno | 54 € |
| Por módulos | 30 € de base + 15 € de cobros + 10 € de app para alumnos | 55 € |
| Por tramos | 39 € hasta 100 alumnos | 39 € |
Repite la cuenta pensando en el curso que viene. Si pasas de 90 a 150 alumnos, la cuota por alumno sube a 90 €, y la de tramos salta al siguiente nivel. Con el precio por profesor, solo cambia si amplías el equipo. Calcula también cuánto pagarías en doce meses, no solo el primero.
Paga solo por los módulos que necesitas
Muchas aplicaciones te ofrecen añadir funciones que suenan bien en la demo pero que no vas a usar: campañas de marketing, tienda online, informes avanzados, integraciones con herramientas que no tienes. Cada una suma a la cuota, y al final pagas por un programa mucho más grande que tu academia.
Haz una lista corta de lo imprescindible. Para muchas academias es tener horarios y calendario de clases, asistencias, recuperaciones, cuotas, bonos, cobros y acceso para alumnos y familias. Después comprueba si todo eso entra en la tarifa base o si alguna parte se cobra aparte.
Revisa también los costes que no aparecen en la cuota mensual:
- Puesta en marcha: quién configura grupos, horarios, cuotas y reglas.
- Migración: quién pasa los datos de alumnos y si tiene coste.
- Cobros: si hay comisiones por cada pago.
- Salida: permanencia y condiciones para exportar tus datos si te vas.
Pon en la balanza la cuota y tu tiempo
Hacer la gestión a mano también cuesta dinero, aunque no llegue una factura. Piensa en lo que te ocupa cada mes: contestar WhatsApps sobre horarios, cuadrar quién ha pagado, buscar hueco para una recuperación, pasar lista en papel y luego a un Excel, reclamar una cuota olvidada. A eso se suma el ruido: las interrupciones mientras das clase, los mensajes a última hora y la sensación de no tener nunca nada cerrado.
Haz la cuenta con tus datos. Supón que esas tareas te llevan cinco horas al mes y que valoras tu hora en 25 €. Son 125 € al mes de trabajo que no se ve. Si una herramienta de 20 o 25 € te quita la mitad, ya compensa, y eso sin contar los errores: una sola cuota que se te olvida cobrar puede valer más que la suscripción.
Durante la prueba, apunta cuánto tiempo dedicabas antes y cuánto dedicas después, incluido el que pasas aprendiendo la herramienta. Si tienes pocos alumnos y una agenda sencilla te funciona, puedes seguir así un tiempo. Cuando cada cambio te obliga a corregir varias hojas y responder mensajes, toca mirar alternativas a Excel para academias.
Prueba Clasbi con tu caso real
En Clasbi el precio depende del número de profesores: número de profesores × 5 € al mes, IVA incluido, después de los tres meses gratis. Con tu equipo puedes calcularlo en un minuto, y no cambia porque entren más alumnos.
Clasbi conecta horarios, asistencias, recuperaciones, cuotas, bonos y cobros en un mismo sitio. Para valorar si te compensa, prueba un cambio de clase, una falta recuperable y una cuota pendiente, y compara el tiempo que te lleva con lo que haces hoy. Si quieres ver otras opciones, tienes nuestra guía para elegir software de gestión para academias.
Empieza los tres meses gratis y haz la cuenta con tu propia academia.
