Sí. Desde mayo de 2019, toda academia con profesores contratados debe registrar cada día la hora de entrada y salida de cada uno, guardar ese registro cuatro años y tenerlo disponible para la Inspección de Trabajo. No hacerlo es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
Cuando hay una inspección, una reclamación de horas o una duda sobre la jornada real de un profesor, decir «lo tenemos en Excel» no basta: hay que poder demostrar que el registro existe, es diario, identifica inicio y fin de jornada, se conserva y no se ha podido manipular después.
Por eso Excel se queda corto como registro horario. La ley no prohíbe ninguna herramienta concreta, pero una hoja normal se puede editar, duplicar, perder, rellenar tarde, mezclar con otras versiones o guardar en el ordenador de una sola persona. Eso encaja mal con lo que el Ministerio de Trabajo describe como información fiable, inmodificable, no manipulable y trazable.
Para una academia con varios profesores, horarios partidos, sustituciones, clases online, sedes o cambios de última hora, el registro horario tiene que ser algo que cada profesor haga en segundos desde el móvil. Si fichar es difícil, se acaba reconstruyendo a posteriori, y un registro reconstruido es justo lo que peor defiende a la academia.
¿Qué exige la ley española sobre el registro de jornada?
Exige un registro diario con la hora de inicio y fin de cada trabajador, conservado cuatro años. La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
Los registros se conservan cuatro años y deben estar a disposición de:
- las personas trabajadoras;
- sus representantes legales;
- la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La obligación se introdujo con el Real Decreto-ley 8/2019, dentro de las medidas contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
El Ministerio de Trabajo publicó además una guía oficial sobre el registro de jornada con dos ideas especialmente importantes para academias:
- el registro debe permitir conocer la jornada real y facilitar el control de la Inspección;
- cualquier sistema debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, con trazabilidad y rastro fidedigno una vez registrada.
La ley no obliga a usar un sistema concreto, pero sí deja claro el resultado: un registro diario que sirva como prueba real de la jornada.
¿Qué multas hay por no llevar el registro horario?
De 751 a 7.500 euros, porque no llevarlo es una infracción grave. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción grave la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, tiempo de trabajo.
Las infracciones graves se sancionan actualmente con multas de:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 euros |
| Medio | 1.501 a 3.750 euros |
| Máximo | 3.751 a 7.500 euros |
A la sanción se suma el tiempo de reconstruir jornadas, revisar mensajes, buscar versiones de hojas y justificar horarios cuando ya hay una reclamación encima de la mesa. El registro horario debe estar preparado antes de necesitarlo.
¿Sirve Excel o una hoja de papel para el registro horario?
Sirven con riesgo, porque se pueden editar sin rastro y rellenar tarde. Son habituales porque parecen sencillos: una tabla con nombres de profesores, día, hora de entrada y hora de salida. Pero el registro horario es una prueba laboral, además de una tabla, y debe poder defenderse si hay una inspección, una reclamación o una duda sobre horas trabajadas.
En la práctica, una hoja manual falla por puntos muy concretos: se puede editar sin un rastro claro, se rellena tarde, se guarda en un ordenador o archivador concreto, no siempre está disponible cuando se solicita y obliga a reconstruir horarios, clases, sustituciones o ausencias a mano.
Lo que hace falta es un registro diario que no se pueda modificar sin dejar rastro y que se consulte en el momento.
¿Cómo se ficha con Clasbi?
Cada profesor ficha la entrada y la salida desde el móvil, el registro queda guardado y administración puede revisarlo o exportarlo cuando haga falta. Clasbi es un software de gestión para academias y centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperaciones, comunicaciones y pagos en un solo lugar.
El registro horario queda conectado con el resto de la academia:
- Fichaje desde el móvil: el profesor no depende de recepción ni de una hoja física.
- Inicio y fin de jornada guardados: el registro conserva la hora concreta de entrada y salida.
- Revisión desde administración: el centro puede detectar olvidos, huecos o inconsistencias.
- Datos exportables: la información se puede extraer cuando haga falta revisarla o entregarla.
- Junto a las clases: el fichaje está en la misma app donde el profesor ve sus clases, horarios y asistencia.
- Fichar en el momento: como se hace desde el móvil al llegar, no hay que reconstruir la jornada después.
Una herramienta no sustituye el asesoramiento laboral: cada academia debe revisar su caso con su asesor, su convenio y sus acuerdos internos. Lo que sí cubre Clasbi es la parte diaria que Excel o una hoja de papel suelen dejar mal resuelta: fichar desde el móvil, guardar el registro, revisarlo desde administración y exportarlo cuando se necesita.
Si quieres ver cómo quedaría el fichaje en tu centro, cuéntanos cómo funciona tu academia y te lo enseñamos con tus profesores, horarios y reglas reales.
Nota: este artículo es una guía práctica, no asesoramiento legal. Para interpretar obligaciones concretas, convenios o situaciones laborales específicas, consulta con tu asesor laboral.
