Per fer la matrícula en línia sense copiar les dades de cada alumne, fes servir un formulari connectat al teu programa de gestió: la família escriu les seves dades una vegada i la fitxa de l’alumne es crea o es completa sola. Un formulari que només envia les respostes per correu o a un full a part continua obligant algú a passar-les a mà.
Així sol anar una matrícula sense formulari connectat: una família pregunta per una plaça per WhatsApp, li demanes nom, telèfon, data de naixement, adreça i nivell, i respon en diversos missatges, potser no tots el mateix dia. Després arriba la part que ningú no veu: obrir la fitxa de l’alumne i tornar a escriure tota aquesta informació camp per camp. Si falta alguna cosa, tornes al xat; si t’interrompen mentre copies, és fàcil deixar una dada incompleta o desar-la a la fitxa equivocada.
Per què es perd tant de temps copiant les dades de matrícula?
Perquè les dades passen per quatre llocs abans d’arribar a la fitxa de l’alumne:
- La família les escriu per WhatsApp, per correu o en paper.
- Algú de l’acadèmia les ordena i demana el que falta.
- Aquesta persona les copia a un full de càlcul o a un formulari intern.
- Més tard les torna a introduir al programa de gestió.
Cada pas afegeix temps i una oportunitat d’error: un cognom mal escrit, un telèfon amb un número de menys, una nota important que es queda al xat. I aquesta feina creix just quan s’obren les matrícules, quan es prepara el setembre o quan arriben diverses altes alhora.
Digitalitzar la primera resposta serveix de poc si després algú l’ha de copiar igualment.
Un formulari en línia evita sempre la feina manual?
No. Depèn d’on queden les dades després d’enviar-lo. Passar del paper a un formulari genèric ordena les respostes i redueix oblits, però si arriben per correu o a un full separat, l’acadèmia encara les ha de moure a la fitxa real de l’alumne.
| Manera de recollir dades | Què millora | Quina feina manté |
|---|---|---|
| Missatges per WhatsApp | És proper i no exigeix aprendre un altre canal | Les dades queden repartides i cal copiar-les |
| Paper o PDF | Dona una estructura comuna a totes les matrícules | Cal revisar i transcriure cada camp |
| Formulari genèric | Ordena respostes i camps obligatoris | Cal importar o copiar la informació |
| Formulari connectat | La família completa les dades amb una estructura clara | La fitxa es crea o s’actualitza sense una segona introducció |
La diferència que importa és si la resposta queda aïllada o connectada amb la fitxa de l’alumne.
Què ha de tenir un bon formulari de matrícula?
Un formulari de matrícula per a acadèmies ha de recollir el necessari per a l’alta i desar-ho on l’equip hi treballarà. Abans de triar-ne un, comprova que permeti:
- triar quines dades demana l’acadèmia i quines són obligatòries;
- emplenar-lo des del mòbil;
- no preguntar el que l’acadèmia ja sap;
- mostrar el nom i el logo del centre;
- informar sobre privacitat i recollir els consentiments;
- desar la informació a la fitxa correcta sense copiar i enganxar.
Demanar menys dades, però demanar-les bé, sol funcionar millor que un formulari interminable. Els camps habituals són nom, cognoms, telèfon, data de naixement, adreça, nivell, contactes familiars i algun camp propi del tipus de centre.
Com funciona la matrícula en línia a Clasbi?
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. Per a la matrícula ofereix dos enllaços, segons si la persona és nova o ja està registrada.
Com es matricula un alumne nou amb l’enllaç públic?
L’acadèmia defineix els camps del formulari (dades personals, contactes familiars, cursos, consentiments i camps propis) i publica l’enllaç al seu web, a la biografia de les seves xarxes o en una campanya. L’alumne o la família emplena les seves dades i tria els cursos a la mateixa sol·licitud.
L’acadèmia revisa cada sol·licitud i decideix si l’accepta. En acceptar-la, Clasbi crea la fitxa i les matrícules amb les dades rebudes, que es poden corregir durant la revisió si cal. La pàgina de matrícula en línia per a acadèmies mostra el procés pas a pas.
Com es completen les dades d’algú que ja està registrat?
Amb un enllaç privat. Des de la fitxa de l’interessat o de l’alumne, l’acadèmia genera un formulari només per a aquesta persona i l’envia per WhatsApp amb un missatge editable. L’enllaç caduca, i si se’n genera un de nou, l’anterior deixa de funcionar.
En obrir-lo, la família veu el nom de l’acadèmia i només els camps que encara són buits, així que no repeteix el que el centre ja sap. Tot es fa des del navegador, sense instal·lar cap altra aplicació.
En enviar-lo, les dades actualitzen la fitxa a Clasbi i, si la persona era un interessat, passa a ser alumne. L’enllaç queda utilitzat i l’acadèmia conserva un resum del que es va enviar i quan.
La feina de transcripció desapareix: les dades ja són a la fitxa quan l’obres.
Quant costa la matrícula en línia a Clasbi?
La matrícula en línia està inclosa en el preu de Clasbi, sense cap cost addicional: 5 € per professor al mes, IVA inclòs, després de 3 mesos gratis i sense permanència.
Si el coll d’ampolla és organitzar la campanya de matrícula, consulta la guia per preparar el setembre i gestionar matrícules sense perdre sol·licituds. Si tota la gestió depèn de fulls separats, revisa les alternatives a Excel per gestionar una acadèmia.
Per veure-ho amb els camps del teu centre, demana una demo: t’ensenyem a publicar l’enllaç, enviar-lo per WhatsApp i rebre les dades sense tornar-les a copiar.
