Para facer a matrícula online sen copiar os datos de cada alumno, usa un formulario conectado ao teu programa de xestión: a familia escribe os seus datos unha vez e a ficha do alumno créase ou complétase soa. Un formulario que só envía as respostas por correo ou a unha folla á parte segue obrigando a alguén a pasalas a man.
Así adoita ir unha matrícula sen formulario conectado: unha familia pregunta por unha praza por WhatsApp, pídeslle nome, teléfono, data de nacemento, enderezo e nivel, e responde en varias mensaxes, quizais non todas o mesmo día. Despois chega a parte que ninguén ve: abrir a ficha do alumno e volver escribir toda esa información campo por campo. Se falta algo, volves ao chat; se te interrompen mentres copias, é doado deixar un dato incompleto ou gardalo na ficha equivocada.
Por que se perde tanto tempo copiando os datos de matrícula?
Porque os datos pasan por catro sitios antes de chegar á ficha do alumno:
- A familia escríbeos por WhatsApp, por correo ou en papel.
- Alguén da academia ordénaos e pide o que falta.
- Esa persoa cópiaos a unha folla de cálculo ou a un formulario interno.
- Máis tarde volve introducilos no programa de xestión.
Cada paso engade tempo e unha oportunidade de erro: un apelido mal escrito, un teléfono cun número de menos, unha nota importante que queda no chat. E ese traballo medra xusto ao abrir matrículas, ao preparar setembro ou cando chegan varias altas á vez.
Dixitalizar a primeira resposta serve de pouco se despois alguén ten que copiala igualmente.
Un formulario online evita sempre o traballo manual?
Non. Depende de onde quedan os datos despois de envialo. Pasar do papel a un formulario xenérico ordena as respostas e reduce esquecementos, pero se chegan por correo ou a unha folla separada, a academia aínda ten que movelas á ficha real do alumno.
| Forma de recoller datos | Que mellora | Que traballo mantén |
|---|---|---|
| Mensaxes por WhatsApp | É próximo e non esixe aprender outra canle | Os datos quedan repartidos e hai que copialos |
| Papel ou PDF | Dá unha estrutura común a todas as matrículas | Hai que revisar e transcribir cada campo |
| Formulario xenérico | Ordena respostas e campos obrigatorios | Hai que importar ou copiar a información |
| Formulario conectado | A familia completa os datos cunha estrutura clara | A ficha créase ou actualízase sen segunda introdución |
A diferenza que importa é se a resposta queda illada ou conectada coa ficha do alumno.
Que debe ter un bo formulario de matrícula?
Un formulario de matrícula para academias debe recoller o necesario para a alta e gardalo onde o equipo vai traballar con iso. Antes de escoller un, comproba que permita:
- escoller que datos pide a academia e cales son obrigatorios;
- completalo desde o móbil;
- non preguntar o que a academia xa sabe;
- mostrar o nome e o logo do centro;
- informar sobre privacidade e recoller os consentimentos;
- gardar a información na ficha correcta sen copiar e pegar.
Pedir menos datos, pero pedilos ben, adoita funcionar mellor ca un formulario interminable. Os campos habituais son nome, apelidos, teléfono, data de nacemento, enderezo, nivel, contactos familiares e algún campo propio do tipo de centro.
Como funciona a matrícula online en Clasbi?
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. Para a matrícula ofrece dúas ligazóns, segundo se a persoa é nova ou xa está rexistrada.
Como se matricula un alumno novo coa ligazón pública?
A academia define os campos do formulario (datos persoais, contactos familiares, cursos, consentimentos e campos propios) e publica a ligazón na súa web, na biografía das súas redes ou nunha campaña. O alumno ou a familia enche os seus datos e escolle os cursos na mesma solicitude.
A academia revisa cada solicitude e decide se a acepta. Ao aceptala, Clasbi crea a ficha e as matrículas cos datos recibidos, e pódense corrixir durante a revisión se fai falta. A páxina de matrícula online para academias mostra o proceso paso a paso.
Como se completan os datos de alguén que xa está rexistrado?
Cunha ligazón privada. Desde a ficha do interesado ou do alumno, a academia xera un formulario só para esa persoa e envíao por WhatsApp cunha mensaxe editable. A ligazón caduca, e se se xera unha nova a anterior deixa de funcionar.
Ao abrila, a familia ve o nome da academia e só os campos que aínda están baleiros, así que non repite o que o centro xa sabe. Todo se fai desde o navegador, sen instalar outra aplicación.
Ao envialo, os datos actualizan a ficha en Clasbi e, se a persoa era un interesado, pasa a ser alumno. A ligazón queda usada e a academia conserva un resumo de que se enviou e cando.
O traballo de transcrición desaparece: os datos xa están na ficha cando a abres.
Canto custa a matrícula online en Clasbi?
A matrícula online está incluída no prezo de Clasbi, sen ningún custo adicional: 5 € por profesor ao mes, IVE incluído, despois de 3 meses gratis e sen permanencia.
Se o atasco está en organizar a campaña de matrícula, consulta a guía para preparar setembro e xestionar matrículas sen perder solicitudes. Se toda a xestión depende de follas separadas, revisa as alternativas a Excel para xestionar unha academia.
Para velo cos campos do teu centro, solicita unha demo: ensinámosche a publicar a ligazón, enviala por WhatsApp e recibir os datos sen volver copialos.
