Si estàs pensant «vull obrir la meva acadèmia, quins consells hauria de seguir?», comença per definir què ensenyaràs, a qui i en quin format, i comprova que hi ha demanda. Després, abans de rebre el primer alumne, decideix com funcionarà l’acadèmia: normes, pagaments, comunicació i què pot gestionar cada alumne pel seu compte. El que deixis resolt al principi no ho hauràs de decidir sobre la marxa amb cada alumne.
Els tràmits i les llicències depenen de la teva activitat i del teu municipi, així que confirma’ls amb l’ajuntament i la teva assessoria. Aquesta guia se centra en com organitzar l’acadèmia perquè funcioni des del primer dia.
1. Què ensenyaràs i a qui?
Tria una especialitat, uns nivells i una franja d’edat concrets abans d’obrir: «classes per a tothom» costa més d’organitzar i d’explicar que una proposta concreta. Comença per una especialitat, com ara reforç escolar, idiomes, oposicions, música o formació artística, i defineix els nivells, les edats i els horaris que puguis atendre bé.
Parla amb possibles alumnes o famílies abans d’invertir. Pregunta què necessiten, quin horari els va bé i quines opcions estan valorant. Que algú pregunti no vol dir que s’hi matriculi: apunta també qui confirma plaça i en quines condicions.
2. Acadèmia presencial, en línia o híbrida?
Tria el format que pots sostenir amb els teus recursos. Una acadèmia presencial necessita un local adequat i prou demanda a prop. Una acadèmia en línia necessita preparar l’ensenyament a distància, les eines i l’atenció a l’alumne. I el format híbrid obliga a coordinar tots dos.
Si comences amb pocs grups, calcula quantes hores dedicaràs a fer classe, preparar materials i atendre consultes. El teu temps també compta en el pressupost.
3. Quines normes vull seguir?
Una acadèmia nova necessita normes escrites de cancel·lacions, recuperacions, baixes, festius i pagaments abans del primer alumne. Amb els primers alumnes arriben els primers dubtes: què passa si falto?, puc recuperar?, quan es paga?, hi ha classe el pont? Si no ho tens decidit, acabes responent cada cas d’una manera diferent, i després costa molt canviar-ho.
Abans d’obrir, deixa per escrit:
- Cancel·lacions: amb quanta antelació cal avisar d’una falta.
- Recuperacions: quines faltes es poden recuperar, en quines classes i fins quan.
- Baixes i pauses: amb quina antelació es comuniquen i des de quan es deixen de cobrar.
- Festius i vacances: quins dies no hi ha classe i si aquestes classes es recuperen.
- Pagaments: quan es cobra, com i què passa si un pagament s’endarrereix.
Per concretar la part més delicada, pots partir d’aquesta guia de política de recuperacions per a acadèmies.
4. Què vull que gestionin els alumnes?
L’alumne hauria de poder consultar el seu horari, avisar d’una falta i reservar una recuperació sense escriure’t. Cada consulta d’horari, cada falta i cada reserva que passa per tu és temps que no dediques a fer classe ni a fer créixer l’acadèmia. Com més coses resolgui l’alumne pel seu compte, menys gestions dependran de tu.
Des del principi, procura que cada alumne pugui consultar el seu horari actualitzat, avisar d’una falta dins del termini, reservar una recuperació en els forats permesos i rebre un avís quan canvia alguna cosa de les seves classes. Amb les normes de faltes, recuperacions i pagaments per escrit, l’alumne sap què pot fer i tu no has de revisar cada cas.
5. Es pot gestionar una acadèmia per WhatsApp?
No com a eina de gestió. WhatsApp està bé per comunicar-te, per avisar d’alguna cosa important i per tenir un tracte proper amb els teus alumnes. El problema comença quan també serveix per moure horaris, avisar de faltes, passar llista o reclamar pagaments: la informació acaba repartida entre converses i només tu saps on és cada cosa.
Separa’n els usos des del primer dia. Els canvis, les assistències i els pagaments van a un lloc on quedin registrats; WhatsApp queda per parlar amb les persones. Si ja et passa, aquí tens idees per reduir els missatges de WhatsApp dels alumnes.
6. Com ha de ser la primera setmana d’un alumne?
La primera setmana l’alumne ha de saber on veure el seu horari, quines normes té i què pot fer pel seu compte. Aquesta experiència comença abans de la primera classe, i aquests dies aprèn si pot moure’s sol o si t’ha d’escriure per a tot.
Repassa el recorregut complet:
- com es matricula i què rep quan ho fa;
- on veu les seves classes i el seu horari;
- quines normes coneix i on les pot tornar a consultar;
- com es comunica amb l’acadèmia i per a què;
- què pot gestionar pel seu compte.
Una matrícula en línia per a acadèmies ajuda que aquest recorregut comenci ordenat: l’alumne deixa les seves dades i la seva fitxa es crea sense que hagis de copiar res a mà.
7. Com s’organitzen pagaments, descomptes i bons des del principi?
Decideix les tarifes, els bons i els descomptes abans de cobrar el primer alumne, i aplica’ls igual a tothom. Al principi sembla senzill: un descompte per a germans, mitja mensualitat per a qui comença a mig mes, un bo per a qui no pot venir cada setmana. Al cap d’uns mesos, cada alumne té la seva casuística i ja no recordes per què paga el que paga.
Concreta com funcionen les mensualitats i la matrícula, els bons i la seva caducitat, els descomptes per germans o per diverses classes, les altes a mig mes i els canvis de tarifa. Si ho decideixes una vegada, s’aplica igual a tothom, i les excepcions que facis seran poques i sabràs per què les vas fer.
8. Quines dades convé registrar des del primer dia?
Registra des del primer dia l’ocupació dels grups, les baixes, l’assistència, els ingressos previstos i els alumnes per professor. Per decidir si obres un grup nou, si canvies un horari o si contractes un altre professor necessites dades. Si no les reculls des del principi, les hauràs de reconstruir més endavant a partir de missatges i fulls solts.
| Dada | Per a què et serveix |
|---|---|
| Ocupació dels grups | Saber quins horaris s’omplen i quins sobren |
| Baixes | Veure en quins grups o en quina època perds alumnes |
| Assistència | Detectar qui deixa de venir abans que es doni de baixa |
| Ingressos previstos | Saber què cobraràs i què queda pendent |
| Alumnes per professor | Repartir la càrrega i planificar contractacions |
9. Quin programa de gestió cal triar?
Tria un programa que serveixi igual amb 10 alumnes que amb 150, per no haver de canviar de sistema amb l’acadèmia en marxa. Quan comences és temptador muntar un trencaclosques amb Excel, WhatsApp i Google Calendar. Amb deu alumnes aguanta, però amb cinquanta els números deixen de quadrar, i d’aquí a un any ho hauràs de refer tot amb l’acadèmia en marxa. Si ho estàs valorant, compara abans aquestes alternatives a Excel per a acadèmies.
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. Les teves normes s’apliquen sempre igual, i cada alumne consulta les seves classes, avisa de les seves faltes i reserva recuperacions des del seu portal. Abans de triar qualsevol eina, prova un cas real: una matrícula, una falta amb recuperació, un canvi d’horari i un cobrament.
Si estàs preparant l’obertura, prova Clasbi gratis i comença amb la gestió ordenada des del primer dia. Per a la resta de preparatius, tens la guia sobre què preparar abans d’obrir una acadèmia.
