Se estás pensando «vou abrir a miña academia, que consellos debería seguir?», empeza por definir que vas ensinar, a quen e en que formato, e comproba que hai demanda. Despois, antes de recibir o primeiro alumno, decide como vai funcionar a academia: normas, pagamentos, comunicación e que pode xestionar cada alumno pola súa conta. O que deixes resolto ao principio non terás que decidilo sobre a marcha con cada alumno.
Os trámites e licenzas dependen da túa actividade e do teu concello, así que confírmaos co concello e coa túa asesoría. Esta guía céntrase en como organizar a academia para que funcione desde o primeiro día.
1. Que vas ensinar e a quen?
Escolle unha especialidade, uns niveis e unha franxa de idade concretos antes de abrir: «clases para todos» custa máis de organizar e explicar ca unha proposta concreta. Empeza por unha especialidade, como reforzo escolar, idiomas, oposicións, música ou formación artística, e define os niveis, idades e horarios que poidas atender ben.
Fala con posibles alumnos ou familias antes de investir. Pregunta que necesitan, que horario lles encaixa e que opcións están a valorar. Que alguén pregunte non significa que se vaia matricular: apunta tamén quen confirma praza e en que condicións.
2. Academia presencial, online ou híbrida?
Escolle o formato que podes soster cos teus recursos. Unha academia presencial necesita un local axeitado e demanda suficiente preto. Unha academia online necesita preparar o ensino a distancia, as ferramentas e a atención ao alumno. E o formato híbrido obriga a coordinar ambos.
Se empezas con poucos grupos, calcula cantas horas vas dedicar a dar clase, preparar materiais e atender consultas. O teu tempo tamén entra no orzamento.
3. Que normas quero seguir?
Unha academia nova necesita normas escritas de cancelacións, recuperacións, baixas, festivos e pagamentos antes do primeiro alumno. Cos primeiros alumnos chegan as primeiras dúbidas: que pasa se falto?, podo recuperar?, cando se paga?, hai clase na ponte? Se non o tes decidido, acabas respondendo cada caso dunha maneira distinta, e despois custa moito cambialo.
Antes de abrir, deixa por escrito:
- Cancelacións: con canto tempo hai que avisar dunha falta.
- Recuperacións: que faltas se poden recuperar, en que clases e ata cando.
- Baixas e pausas: con que antelación se comunican e desde cando se deixan de cobrar.
- Festivos e vacacións: que días non hai clase e se esas clases se recuperan.
- Pagamentos: cando se cobra, como e que pasa se un pagamento se atrasa.
Para concretar a parte máis delicada, podes partir desta guía de política de recuperacións para academias.
4. Que quero que xestionen os alumnos?
O alumno debería poder consultar o seu horario, avisar dunha falta e reservar unha recuperación sen escribirche. Cada consulta de horario, cada falta e cada reserva que pasa por ti é tempo que non dedicas a dar clase nin a facer medrar a academia. Cantas máis cousas resolva o alumno pola súa conta, menos xestións dependerán de ti.
Desde o principio, procura que cada alumno poida consultar o seu horario actualizado, avisar dunha falta dentro do prazo, reservar unha recuperación nos ocos permitidos e recibir un aviso cando cambia algo das súas clases. Coas normas de faltas, recuperacións e pagamentos por escrito, o alumno sabe que pode facer e ti non tes que revisar cada caso.
5. Pódese xestionar unha academia por WhatsApp?
Non como ferramenta de xestión. WhatsApp está ben para comunicarte, para avisar de algo importante e para ter un trato próximo co teu alumnado. O problema empeza cando tamén serve para mover horarios, avisar de faltas, pasar asistencia ou reclamar pagamentos: a información acaba repartida entre conversas e só ti sabes onde está cada cousa.
Separa os usos desde o primeiro día. Os cambios, as asistencias e os pagamentos van a un sitio onde queden rexistrados; WhatsApp queda para falar coas persoas. Se xa che está pasando, aquí tes ideas para reducir as mensaxes de WhatsApp do alumnado.
6. Como debe ser a primeira semana dun alumno?
Na primeira semana o alumno debe saber onde ver o seu horario, que normas ten e que pode facer pola súa conta. Esa experiencia empeza antes da primeira clase, e nesos días aprende se pode moverse só ou se ten que escribirche para todo.
Repasa o percorrido completo:
- como se matricula e que recibe ao facelo;
- onde ve as súas clases e o seu horario;
- que normas coñece e onde pode volver consultalas;
- como se comunica coa academia e para que;
- que pode xestionar pola súa conta.
Unha matrícula online para academias axuda a que ese percorrido empece ordenado: o alumno deixa os seus datos e a súa ficha créase sen que copies nada a man.
7. Como organizar pagamentos, descontos e bonos desde o principio?
Decide as tarifas, os bonos e os descontos antes de cobrarlle ao primeiro alumno, e aplícaos igual a todos. Ao principio parece sinxelo: un desconto para irmáns, media mensualidade para quen empeza a metade de mes, un bono para quen non pode vir todas as semanas. Ao cabo duns meses, cada alumno ten a súa propia casuística e xa non lembras por que paga o que paga.
Concreta como funcionan as mensualidades e a matrícula, os bonos e a súa caducidade, os descontos por irmáns ou por varias clases, as altas a metade de mes e os cambios de tarifa. Se o decides unha vez, aplícase igual a todos, e as excepcións que fagas serán poucas e saberás por que as fixeches.
8. Que datos convén rexistrar desde o primeiro día?
Rexistra desde o primeiro día a ocupación dos grupos, as baixas, a asistencia, os ingresos esperados e os alumnos por profesor. Para decidir se abres un grupo novo, se cambias un horario ou se contratas outro profesor necesitas datos. Se non os recolles desde o principio, terás que reconstruílos máis adiante a partir de mensaxes e follas soltas.
| Dato | Para que che serve |
|---|---|
| Ocupación dos grupos | Saber que horarios se enchen e cales sobran |
| Baixas | Ver en que grupos ou en que época perdes alumnos |
| Asistencia | Detectar quen deixa de vir antes de que se dea de baixa |
| Ingresos esperados | Saber que vas cobrar e que está pendente |
| Alumnos por profesor | Repartir a carga e planificar contratacións |
9. Que programa de xestión escoller?
Escolle un programa que sirva igual con 10 alumnos que con 150, para non ter que cambiar de sistema coa academia en marcha. Ao empezar é tentador montar un crebacabezas con Excel, WhatsApp e Google Calendar. Con dez alumnos aguanta, pero con cincuenta empezan os descadres, e dentro dun ano terás que refacelo todo coa academia en marcha. Se o estás valorando, compara antes estas alternativas a Excel para academias.
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. As túas normas aplícanse sempre igual, e cada alumno consulta as súas clases, avisa das súas faltas e reserva recuperacións desde o seu portal. Antes de escoller calquera ferramenta, proba un caso real: unha matrícula, unha falta con recuperación, un cambio de horario e un cobro.
Se estás preparando a apertura, proba Clasbi gratis e empeza coa xestión ordenada desde o primeiro día. Para o resto de preparativos, tes a guía sobre que preparar antes de abrir unha academia.
