Nunha academia con clases exentas de IVE, un recibo dixital adoita abondar como xustificante de pagamento para as familias, e a factura é obrigatoria cando paga unha empresa, unha administración ou cando se pide para un dereito fiscal. Verifactu só afecta aos programas que emiten facturas, non aos recibos. Para ordenalo, empeza polo IVE: cando sabes que actividade está exenta, é máis doado decidir se abonda un recibo dixital, se convén emitir factura e que necesita a túa xestoría.
Por que moitas clases de academia van sen IVE?
Porque en España moitas actividades educativas están exentas de IVE. A referencia principal está no artigo 20.Un.9.º da Lei 37/1992 do IVE, que inclúe ensino escolar, universitario, idiomas, formación e reciclaxe profesional cando se cumpren os requisitos aplicables.
Traducido á linguaxe dunha academia: moitas cotas de clases para familias trátanse como actividade educativa exenta, sen IVE engadido.
Iso non fai exentas todas as academias, cursos e cobros. Por iso, antes de pensar en recibo ou factura, a primeira pregunta é: que servizo estás cobrando e se entra dentro da exención educativa.
Este artigo é unha guía práctica, non asesoramento fiscal. Para decidir o tratamento exacto de IVE e facturación, revisa o teu caso co teu xestor.
Que actividades están exentas de IVE e cales non?
As clases educativas adoitan estar exentas; a venda de material, o aluguer de aulas e as actividades de lecer, normalmente non. Esta táboa resume os casos habituais:
| Caso | Tratamento habitual que debe revisar a academia |
|---|---|
| Clases educativas a familias, como idiomas, reforzo escolar ou formación regrada/non regrada que encaixe na exención | Pode estar exento de IVE |
| Formación profesional ou reciclaxe profesional que cumpre os requisitos | Pode estar exento de IVE |
| Venda de libros, material, uniformes ou outros produtos | Pode levar outro tratamento e non ser a mesma operación ca a clase |
| Aluguer dunha sala, aula ou espazo | Pode requirir factura e tratamento distinto |
| Obradoiros de lecer, servizos deportivos ou actividades que non encaixan como ensino exento | Pode non estar exento |
| Operacións mixtas, por exemplo curso máis material ou clase máis aluguer de espazo | Convén separar conceptos e validalo coa xestoría |
A clave práctica é separar conceptos. Unha cota mensual, unha matrícula, un bono, material vendido e un aluguer de aula non deberían vivir como un único "pagamento". Cando o concepto está claro, tamén o están o recibo, a factura se toca e a revisión do xestor.
Abonda cun recibo dixital para cobrar as clases?
Si, para a maioría de pagamentos de familias por clases educativas exentas, un recibo dixital adoita ser suficiente como xustificante de pagamento. O recibo acredita quen pagou, que alumno ou familia está relacionado, que concepto se cobrou, canto, cando, con que método e que academia emite o xustificante.
Isto resolve moitas peticións reais: gardar comprobante, xustificar unha mensualidade ou enviar o documento a quen xestiona o pagamento.
A frase importante é esta: se non hai obriga de emitir factura, o recibo dixital ordena o pagamento sen convertelo nunha factura fiscal.
Cando ten que emitir factura unha academia?
Cando o destinatario é unha empresa, un profesional ou unha administración, cando a factura se pide para exercer un dereito fiscal, ou cando o servizo non está exento. Hai casos nos que o recibo non é o documento correcto. O Regulamento de facturación, Real decreto 1619/2012 recolle casos nos que debe expedirse factura en todo caso: por exemplo, cando o destinatario é un empresario ou profesional, unha administración pública ou cando a factura se esixe para exercer un dereito de natureza tributaria.
O mesmo regulamento tamén recolle excepcións á obriga de expedir factura para determinadas operacións exentas do artigo 20 da Lei do IVE, agás os supostos que o propio regulamento mantén como obrigatorios.
Nunha academia, revisa a factura cando:
- unha empresa paga formación para os seus empregados;
- unha administración pública ou entidade xurídica é destinataria;
- unha familia a necesita por motivo fiscal ou legal;
- proxenitores separados piden documentación máis formal ou separada;
- alugas unha sala ou aula;
- vendes materiais ou outros produtos;
- o servizo non encaixa como ensino exento.
A resposta práctica é rexistrar ben cada pagamento e emitir factura cando corresponde, non para todo «por se acaso».
Que cambia con Verifactu?
Verifactu non converte automaticamente todos os recibos dunha academia en facturas. A AEAT explica nas súas preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación que o regulamento se aplica a sistemas usados para expedir facturas ou facturas simplificadas, non a xustificantes que non teñan consideración de factura.
As datas legais vixentes, do Real decreto-lei 15/2025, son o 1 de xaneiro de 2027 para as entidades que presentan Imposto sobre Sociedades e o 1 de xullo de 2027 para o resto. O 5 de outubro de 2026 Facenda anunciou que aprazará Verifactu a outubro de 2028 para todos, pero mentres ese cambio non se publique no BOE seguen valendo as datas de 2027.
Para unha academia, isto tradúcese en tres regras:
- se emites facturas cun sistema informático, ese sistema debe adaptarse cando che aplique;
- se emites xustificantes que non son facturas, eses xustificantes non son Verifactu por si mesmos;
- se dubidas entre recibo, factura exenta ou factura con IVE, o caso debe revisalo a xestoría.
Verifactu fai máis importante ter pagamentos e conceptos ben rexistrados, porque as facturas que si emitas terán que saír dun sistema adaptado.
Que necesita a xestoría cada mes?
Necesita ver o mes completo, non PDF soltos: ingresos por data, alumno ou pagador, concepto, método de pagamento, recibos de pagamentos non facturados, facturas emitidas, gastos, facturas recibidas, conciliación básica e notas sobre casos especiais.
Con isto, a xestoría pode revisar ingresos, IVE se aplica, obrigas de facturación e contabilidade sen reconstruír o mes desde conversas e follas de cálculo.
Que debe ter un bo sistema de recibos e facturación?
Debe xerar o recibo a partir do pagamento rexistrado, sen refacelo a man, e separar os conceptos. Un programa xenérico de facturación emite documentos, pero unha academia necesita que estean conectados con alumnos, grupos e cotas. Un bo sistema debería permitir:
- rexistrar pagamentos de alumnos, familias, grupos, bonos e matrículas;
- xerar recibos dixitais automaticamente cando se rexistra un pagamento;
- descargar ou enviar xustificantes sen refacelos a man;
- separar conceptos educativos, materiais, alugueres e outros servizos;
- preparar información clara para a xestoría;
- emitir facturas baixo demanda cando corresponda e conectalas con Verifactu cando aplique.
Así, recibos, pagamentos, facturas e Verifactu saen dos mesmos datos que a academia xa usa a diario. A guía para escoller un programa de xestión para academias amplía que revisar antes de contratar.
Como xestiona Clasbi os recibos e os cobros?
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. Na parte económica, rexistra cotas, bonos, cargos recorrentes e pagamentos pendentes por alumno, e xera recibos dixitais a partir de cada pagamento.
Cando rexistras un pagamento, podes xerar un xustificante cos datos relevantes sen copiar información a man. Ese xustificante acredita o rexistro dun pagamento en Clasbi. Non substitúe unha factura cando a academia debe emitila.
Cando unha familia pide un xustificante, xa está xerado, e os datos do mes quedan listos para a xestoría. A integración de Clasbi con Verifactu está en desenvolvemento e aparece como «Próximamente» na web; activarase coa mesma base de pagamentos e conceptos.
Se agora pechas o mes revisando Excel, WhatsApp, Bizum e xustificantes soltos, o problema é tanto fiscal como de xestión diaria, e un software de xestión resolve os dous cos mesmos datos.
