Per no equivocar-te en triar un programa de gestió per a acadèmies, comprova tres coses a més de la llista de funcions: que el teu equip el sàpiga fer servir sense una formació llarga, que el proveïdor el posi en marxa amb les teves dades en dies i no en setmanes, i que s’adapti a les teves regles de recuperacions, bons i pagaments. Una llista llarga de funcions no serveix si els professors i les famílies tornen a preguntar per WhatsApp.
La pregunta pràctica és: això funcionarà a la meva acadèmia des del primer dia, o serà un altre sistema que ningú no fa servir bé?
Per què fallen tants programes de gestió?
Fallen en l’ús diari, no a la demo. Un programa pot tenir tots els mòduls i tot i així acabar abandonat per aquests motius:
- Massa passos: una acció senzilla, com moure una classe, exigeix passar per diverses pantalles.
- Necessita formació: l’equip ha de preguntar com fer tasques bàsiques.
- Fluxos genèrics: el sistema entén clients i cites, però no classes recurrents, grups, absències i recuperacions.
- Sense app mòbil útil: professors, alumnes i famílies no poden consultar res des del mòbil.
- Configuració rígida: bons, recuperacions o regles pròpies acaben gestionant-se fora.
- Suport llunyà: en arrencar, el centre es queda sol amb la documentació.
El criteri correcte és quanta feina real et treu sense que el teu equip s’hagi de barallar amb el sistema.
Què ha de tenir un programa de gestió per a acadèmies?
Un programa de gestió per a acadèmies ha de reunir, connectats entre ells, aquests blocs:
- Classes, grups i horaris: cursos, aules, professors, alumnes inscrits i canvis en un únic calendari.
- Assistència i absències: el professor passa llista i l’administració ho veu al moment.
- Recuperacions i cancel·lacions: regles d’antelació, límits i grups permesos.
- Cobraments i facturació: quotes, càrrecs recurrents, pagaments pendents i rebuts.
- Ingressos del centre: ingressos, despeses i impagaments sense reconstruir el mes a mà.
- Bons, mensualitats i pauses: segons com cobra realment el teu centre.
- Registre de jornada: fitxatge del professorat des del mòbil, exportable.
- App per a professors: horari, aula, alumnes i assistència de cada classe.
- App per a alumnes i famílies: horaris, avisos i classes pendents sense preguntar per WhatsApp.
- Accessos per perfil: administradors, professors, alumnes i famílies veuen només el que és seu.
Si un d’aquests blocs queda fora del sistema, torna la doble feina. I si el programa costa de fer servir, l’equip torna a WhatsApp, notes i fulls solts.
Com comprovar que un programa és fàcil de fer servir i de posar en marxa?
Demana al proveïdor que el munti amb les teves dades i prova tres tasques amb el teu equip: que un professor passi llista, que un alumne consulti el seu horari i que l’administració mogui una classe. Un programa difícil de fer servir no falla el dia de la demo: falla dues setmanes després, quan un professor no sap on marcar l’assistència.
| Perfil | Què ha de poder fer sense ajuda |
|---|---|
| Administració | Veure classes, pagaments i equip, i donar d’alta un alumne |
| Professorat | Veure horari, aula i alumnes, i passar llista des del mòbil |
| Alumnes i famílies | Consultar horaris, avisos, classes pendents i canvis |
Canviar de programa no t’hauria d’obligar a aturar l’acadèmia ni a preparar una migració durant setmanes. Un bon proveïdor parteix del que ja tens: Excel, llistats interns o l’exportació d’una altra plataforma. La guia per canviar de programari de gestió sense perdre dades en detalla el procés.
A Clasbi, la posada en marxa segueix quatre passos i acaba en 72 hores:
- en una trucada de 30 minuts ens expliques com funciona el teu centre: horaris, recuperacions, pagaments i política amb els alumnes;
- ens envies la informació que ja tinguis, en el format que sigui: Excel, CSV, PDF, una foto de la teva llibreta o una exportació d’una altra plataforma;
- configurem alumnes, grups, professors i les teves regles, i tu dones el vistiplau;
- tot l’equip entra a l’app.
El programari s’adapta a com ja treballes, sense la feina manual. Si vens de fulls de càlcul, revisa també les alternatives a Excel per gestionar una acadèmia.
Per què un programa genèric es queda curt?
Perquè obliga a traduir la manera de treballar del centre a una estructura pensada per a cites o clients. Una acadèmia d’idiomes no funciona igual que una escola de dansa, ni una acadèmia de reforç igual que una escola de música, i un centre amb bons o pauses necessita regles diferents d’un amb mensualitat fixa.
Un programa específic per a acadèmies tracta les classes recurrents, les recuperacions i els saldos de classes com a part del sistema, no com a excepcions manuals. Això val per a acadèmies d’idiomes, acadèmies de reforç escolar, escoles de música, acadèmies de dansa, acadèmies d’art, centres esportius i escoles de pàdel i tennis.
Quin acompanyament necessites en canviar de programa?
Necessita algú que configuri el sistema amb ella des del primer dia, no només una guia. Les primeres decisions marquen la resta: com s’importen els alumnes, com es defineixen els grups, com s’apliquen les recuperacions, què veu cada professor i què reben les famílies.
Si qui t’acompanya entén d’acadèmies, la conversa és sobre horaris, cancel·lacions, pagaments i famílies, no sobre camps abstractes. A Clasbi, l’equip configura l’acadèmia amb tu i, després de l’arrencada, continua en contacte per resoldre dubtes i recollir millores.
Què cal preguntar abans de contractar un programa de gestió?
Abans de triar, respon aquestes preguntes:
- Està pensat per a acadèmies o és una eina genèrica adaptada?
- Gestiona classes, horaris, assistència, recuperacions i cobraments en el mateix sistema?
- Un professor pot passar llista sense formació?
- Té app mòbil per a professors, alumnes i famílies?
- Inclou registre de jornada si tens professorat contractat?
- Mostra ingressos, pendents i impagaments sense fórmules?
- Importa les teves dades en el format que tinguis?
- S’adapta a la teva política actual de cancel·lacions i recuperacions?
- Qui el configura: tu o el proveïdor?
- En quants dies estarà funcionant?
- Quant costa en total, amb permanència i posada en marxa incloses?
Si una eina falla en facilitat d’ús, adaptació o posada en marxa, no resoldrà el problema encara que tingui moltes funcions. Per calcular el cost total, consulta quant costa un programari de gestió per a acadèmies.
Què és Clasbi i per a qui és?
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. Està fet per a centres amb classes recurrents, diversos professors i alumnes que canvien de classe.
Inclou horaris i classes, assistència, recuperacions, bons, quotes i càrrecs recurrents, registre de jornada, i app per a professors, alumnes i famílies.
Si estàs comparant programes, comença per aquesta comparativa de programari per a acadèmies. I si el vols veure amb les teves dades, explica’ns el teu cas i t’ensenyem Clasbi amb les teves regles, les teves classes i la teva manera de treballar.
