Sí, es pot canviar de programari de gestió sense perdre les dades del teu centre. Costa menys temps del que imagines: unes quatre hores repartides al llarg d’una setmana. La part més pesada, muntar els grups i els horaris, la fa el proveïdor.
El més important és demanar les dades abans de cancel·lar, triar bé quan fer el canvi i escollir un programari per a acadèmies que t’ajudi amb la migració.
Per què canviar de programari sembla més difícil del que és
La majoria de directors d’acadèmia que continuen amb un programari que no els convenç no s’hi queden pel producte, sinó per la fricció de sortir-ne. I aquesta fricció gairebé mai no és tècnica.
Si encara estàs comparant opcions, abans convé tenir clar què ha de tenir un programa de gestió per a acadèmies per no canviar d’eina i quedar-te amb el mateix problema en una altra pantalla.
Preus que no pots comparar
Bona part del sector no publica les tarifes. Per saber quant costa cal emplenar un formulari, parlar amb un comercial i esperar uns dies. Si no pots comparar, no pots decidir. I si no pots decidir, et quedes on ets.
Et van cobrar per començar i et van lligar un any
Si vas pagar una quota de posada en marxa en entrar, aquesta xifra continua pesant al teu cap anys després. Canviar sembla com llençar els diners que vas invertir, però no ho és. Aquests diners ja estan gastats i no els recuperaràs, tampoc quedant-t’hi.
Revisa també el contracte. Molts duren un any i es renoven automàticament tret que avisis amb trenta dies d’antelació. Si deixes passar la data, tens un altre any per davant.
La càrrega de dades que acabes fent tu
Hi ha proveïdors que t’envien una plantilla d’Excel, t’expliquen el format i et deixen sol amb la feina. Si estrenar el programari depèn que trobis una setmana lliure, el canvi no s’arriba a fer mai. Pregunta sempre qui munta el sistema el primer dia: tu o ells.
Si vens de fulls de càlcul, també pots revisar aquestes alternatives a Excel per gestionar la teva acadèmia abans de decidir quines dades val la pena migrar.
Quines dades t’has d’emportar i quines has d’arxivar
Emporta’t només el que necessites per funcionar demà. La resta es desa a part. L’error més car d’una migració no és perdre informació, sinó arrossegar el desordre antic a una aplicació nova.
El que necessites per funcionar
- Alumnes actius i tutors, amb el telèfon i el correu electrònic verificats.
- Grups, horaris, professors i aules. Si aquest punt t’ocupa massa, aquí tens una guia específica sobre gestió d’horaris i calendari en acadèmies.
- Quotes, bons, descomptes i acords de pagament especials.
- Saldos i classes pendents de recuperar.
- Qui té quotes sense pagar i quantes.
El que només has de desar
Factures de cursos anteriors, assistència antiga i alumnes que ja no venen. Res d’això no ha d’estar dins del programari nou. Es desa en una carpeta amb la data i es consulta el dia que calgui.
Hisenda et demana conservar les factures durant quatre anys. El Codi de comerç, durant sis. Si tens dubtes sobre quina documentació de cobrament has de mantenir, ho tractem a rebuts, factures i Verifactu en acadèmies.
El que pots deixar anar
Els contactes de fa tres anys que mai es van matricular. Els grups que ja no existeixen. Les tres fitxes repetides del mateix alumne. Regla pràctica: si no has consultat una dada en dotze mesos, no te l’emportis.
Com demanar les dades al teu programari actual
Les dades són teves: els alumnes, els horaris, l’historial de cobraments... la plataforma només les desa. Demanar-les és una gestió normal, així que escriu al proveïdor i demana aquesta llista:
- Alumnes i tutors amb dades de contacte
- Grups, horaris, professors i aules
- Quotes, bons, saldos i descomptes aplicats
- Historial de cobraments i quotes pendents
- Factures emeses
Demana que t’ho enviïn en CSV o Excel. En PDF no et serveix perquè no es pot carregar enlloc i caldria copiar-ho a mà.
Fes-ho abans de cancel·lar res, perquè força plataformes tanquen l’accés el mateix dia que deixes de pagar.
I si algú et dona llargues, tens la llei al teu favor: l’article 28 del RGPD obliga el proveïdor, com a encarregat del tractament, a retornar-te o esborrar les dades quan acaba el servei. Recordar-ho per escrit acostuma a ser suficient.
Quin és el millor moment per canviar de programari
De juny a setembre, la millor finestra: curs tancat, matrícula encara per començar del tot i els comptes de l’any clars. Si estàs preparant el curs nou, també t’interessa com organitzar el setembre a la teva acadèmia.
El gener, la segona millor opció. És un tall natural de trimestre i d’any.
Es pot canviar a mitjan curs amb una condició: acaba el mes complet al sistema antic i comença el dia 1 al nou. No divideixis mai un mes de facturació entre dos sistemes, perquè hauràs de comprovar les dades als dos llocs.
El pla complet, dia a dia
Són cinc passos repartits en diversos dies. Al costat també tens una estimació del temps que et porta cadascun.
Dia 1. Demanar les dades: 30 minuts
Escrius al proveïdor amb la llista anterior i deses tot el que t’enviï en una carpeta amb la data. Obre els fitxers i comprova que tinguin contingut, no només els títols de les columnes.
Dia 2. Netejar: 2 o 3 hores
Aquí és on es guanya la migració; és el dia més important.
Unifica els telèfons, esborra els alumnes repetits, revisa que cada menor tingui un tutor amb el correu correcte i marca els que ja no venen.
És la part més avorrida i la que més es nota després.
Dia 3. Muntar el sistema: ho fa el proveïdor
Aquí hi ha dos tipus de dades i es tracten de manera diferent.
Els alumnes i els seus tutors són una llista. Es poden carregar de manera més directa, del fitxer al sistema nou, sense gaire complicació.
Els grups, els horaris i les aules són una altra cosa. Cada programari els organitza a la seva manera: el que en un és un grup amb dos horaris, en un altre són dos grups diferents. Copiar-los tal qual genera més problemes dels que estalvia, així que és millor muntar-los de nou.
A Clasbi, aquest pas el fem nosaltres. Tu només ho revises i ens confirmes que tot està bé.
Dia 4. Comprovar que tot quadra: 1 hora
Revisa que el que és important sigui on ha de ser: alumnes actius, tutors, grups, horaris, professors, aules, quotes, saldos i pagaments pendents.
Després, extreu la llista de qui deu diners al sistema nou i compara-la amb el que ja saps: els rebuts del banc, el teu Excel, la llibreta on apuntes qui et va demanar pagar en dos terminis.
Busca errors petits abans que es facin grans: un alumne al grup equivocat, una classe a una altra hora, una quota mal aplicada, algú que deu una cosa que ja ha pagat o un pagament pendent que no apareix.
És una hora ara o diverses converses incòmodes més endavant.
Dia 5. Avisar: 15 minuts
Un missatge a les famílies i un altre a l’equip:
Hola, [nom]:
A partir de l’1 de setembre gestionarem l’acadèmia amb una plataforma nova. Aquesta setmana rebràs un enllaç d’accés.
Si tens cap dubte, respon aquest missatge i t’ajudarem.
Després, deixa el sistema antic actiu només per consultar-lo fins que acabis un mes complet al nou.
Els sis errors que sí que fan perdre dades
- Donar de baixa el sistema antic abans d’acabar el primer mes al nou. És l’únic error d’aquesta llista que no té solució.
- No fixar una hora de tall. Carregues les dades dimarts i dijous descobreixes que a secretaria han continuat apuntant matrícules al sistema antic. Avisa l’equip del dia i l’hora a partir dels quals tot s’apunta al lloc nou.
- Carregar les dades sense revisar-les abans. El sistema no t’avisa de res: accepta el fitxer i sembla que tot ha anat bé. L’error apareix setmanes després, quan veus alumnes repetits o descobreixes que a mitja llista no li arriben els avisos perquè alguns telèfons tenen el +34 i altres no.
- Oblidar les quotes pendents i els saldos. Al desembre ningú recorda qui arrossegava dues mensualitats ni qui tenia tres classes per recuperar.
- No desar les factures ja emeses. Són les que et demanarà la gestoria.
- Fer-ho tot sol un diumenge sense avisar els professors. La migració surt bé i dilluns ningú sap on passar llista, així que tornen al paper.
Què has de revisar abans de signar amb un altre proveïdor
Abans de contractar qualsevol programari per a acadèmies, inclòs el nostre, comprova aquests cinc punts.
| Què has de mirar | Senyal d’alarma | Què hauries de buscar |
|---|---|---|
| Preu | No és al web: l’has de demanar | Publicat i fàcil de calcular |
| Començar | Et cobren una quota per la posada en marxa | Sense cost d’entrada |
| Contracte | Et lliguen un any i es renova automàticament | Et dones de baixa el mes que vulguis |
| Primer dia | T’envien una plantilla i t’espaviles | Munten el sistema amb tu |
| Si marxes | No t’aclareixen com recuperar les dades | Te les lliuren en CSV o Excel quan les demanes |
L’última fila és la important i gairebé ningú la pregunta durant la demostració. Pregunta-la.
A Clasbi, els preus estan publicats al web: 5 € per professor al mes (IVA inclòs), amb els primers 3 mesos gratuïts. No hi ha quota de posada en marxa ni permanència, et pots donar de baixa quan vulguis i nosaltres fem el muntatge inicial.
I si algun dia decideixes marxar, ens escrius i t’enviem totes les dades en CSV o Excel, sense cost ni condicions. També pots consultar la nostra política de supressió de dades.
Conclusió
Canviar de programari de gestió no et farà perdre dades. El que te’n fa perdre és improvisar: no demanar-les abans de cancel·lar, canviar en un mal moment i no comprovar qui deu què.
Demana, neteja, tria bé el moment i deixa el sistema antic disponible per consultar-lo un mes més. Inverteix quatre hores i el risc desapareix.
Si estàs valorant el canvi, explica’ns com funciona el teu centre i et direm si et convé fer-ho ara o esperar al següent canvi de curs.
