Sí, es pot canviar de programari de gestió sense perdre les dades del teu centre: demana l’exportació de les teves dades abans de cancel·lar, neteja duplicats, canvia entre juny i setembre o al desembre-gener, i deixa el sistema antic en consulta un mes més. Costa menys temps del que t’imagines: unes quatre hores repartides al llarg d’una setmana. La part més feixuga, muntar els grups i els horaris, la fa el proveïdor.
El que importa és demanar les teves dades abans de cancel·lar, triar bé quan fer el canvi i escollir un programari per a acadèmies que t’ajudi en la migració.
Per què costa tant canviar de programari de gestió?
Costa per tres motius que gairebé mai no són tècnics: preus que no es poden comparar, contractes d’un any que es renoven sols i una càrrega de dades que acaba fent la direcció. Moltes acadèmies continuen amb un programari que no les convenç perquè sortir-ne sembla difícil, no pel producte.
Si encara estàs comparant opcions, abans convé tenir clar què ha de tenir un programa de gestió per a acadèmies per no canviar d’eina i quedar-te amb el mateix problema en una altra pantalla.
Per què no es poden comparar els preus?
Perquè bona part del sector no publica les seves tarifes. Per saber què costa cal omplir un formulari, parlar amb un comercial i esperar uns dies. Si no pots comparar, no pots decidir. I si no pots decidir, et quedes on ets.
Què passa si vas pagar una posada en marxa o tens permanència?
Si vas pagar una quota de posada en marxa en entrar, aquesta xifra continua treballant al teu cap anys després. Canviar sembla llençar el que vas invertir, però no ho és. Aquests diners ja estan gastats i no els recuperes, tampoc quedant-t’hi.
Revisa també el teu contracte. Molts duren un any i es renoven sols si no avises amb trenta dies d’antelació. Si deixes passar aquesta data, tens un altre any al davant.
Qui carrega les dades al programari nou?
Depèn del proveïdor, i convé preguntar-ho abans de signar. Hi ha proveïdors que t’envien una plantilla d’Excel, t’expliquen el format i et deixen tota la feina a tu. Si estrenar el programari depèn que trobis una setmana lliure, el canvi no arriba a fer-se mai. Pregunta sempre qui munta el sistema el primer dia: tu o ells.
Si vens de fulls de càlcul, també pots revisar aquestes alternatives a Excel per gestionar la teva acadèmia abans de decidir quines dades val la pena migrar.
Quines dades convé emportar-se al programari nou?
Emporta’t només el que necessites per funcionar demà; la resta es desa a part. L’error més car d’una migració no és perdre informació, sinó arrossegar el desordre antic a una aplicació nova.
Quines dades necessites per funcionar el primer dia?
- Alumnes actius i tutors, amb telèfon i correu verificats.
- Grups, horaris, professors i aules. Si aquest punt t’ocupa massa, aquí tens una guia específica sobre la gestió d’horaris i calendari a les acadèmies.
- Quotes, bons, descomptes i acords de pagament especials.
- Saldos i classes pendents de recuperar.
- Qui té quotes sense pagar, i quantes.
Quines dades n’hi ha prou d’arxivar?
Les factures de cursos anteriors, l’assistència antiga i els alumnes que ja no vénen. Res d’això no cal que sigui dins del programari nou: es desa en una carpeta amb la data i es consulta el dia que calgui.
Hisenda et demana conservar les factures quatre anys, i el Codi de Comerç, sis. Si tens dubtes sobre quina documentació de cobrament has de mantenir, ho tractem a rebuts, factures i Verifactu a les acadèmies.
Quines dades es poden descartar?
Els contactes de fa tres anys que no es van matricular mai, els grups que ja no existeixen i les tres fitxes repetides del mateix alumne. Regla pràctica: si no has mirat una dada en dotze mesos, no te l’emportis.
Com demanar les teves dades al programari actual?
Escriu al suport i demana l’exportació completa de les teves dades. Les teves dades són teves: els alumnes, els horaris, l’històric de cobraments... la plataforma només les desa. Demanar-les és una gestió normal. Aquesta és la llista que convé demanar:
- Alumnes i tutors amb dades de contacte
- Grups, horaris, professors i aules
- Quotes, bons, saldos i descomptes aplicats
- Històric de cobraments i quotes pendents
- Factures emeses
El format importa menys que el contingut: CSV, Excel, PDF, l’exportació pròpia del teu programa o fins i tot una foto de la teva llibreta. A Clasbi treballem amb el format que tinguis; el que importa és que l’exportació sigui completa.
Fes-ho abans de cancel·lar res, perquè força plataformes tanquen l’accés el mateix dia que deixes de pagar.
I si algú et dona llargues, tens la llei al teu costat: l’article 28 del RGPD obliga el teu proveïdor, com a encarregat del tractament, a retornar-te o esborrar les dades quan acaba el servei. Recordar-l’hi per escrit sol ser suficient.
Quan és el millor moment per canviar de programari?
De juny a setembre, la millor finestra: entre el tancament d’un curs i l’arrencada del següent, amb els comptes de l’any clars i els grups nous per muntar. L’octubre, amb el curs acabat de començar, és el pitjor moment. Si estàs preparant el curs nou, t’interessa també com organitzar el setembre a la teva acadèmia.
Desembre i gener, la segona millor: tall natural de trimestre i d’any, amb les vacances de Nadal per preparar el canvi.
Es pot canviar a mig curs amb una condició: acaba el mes complet al sistema antic i arrenca el dia 1 al nou. No parteixis mai un mes de facturació entre dos sistemes, perquè hauries de comprovar les dades als dos llocs.
Com migrar de programari en una setmana?
Són cinc passos repartits en una setmana, amb unes quatre hores de feina de l’acadèmia en total. Cada pas indica quant de temps et porta.
Dia 1. Demanar les teves dades: 30 minuts
Escrius al teu proveïdor demanant alumnes, tutors, grups, horaris, quotes, saldos, cobraments i factures, en el format que t’enviïn, i deses tot el que t’enviïn en una carpeta amb la data. Obre els fitxers i comprova que tenen contingut, no només els títols de les columnes.
Dia 2. Netejar: 2 o 3 hores
Netejar les dades és el pas que evita més errors després.
Unifica els telèfons, esborra alumnes repetits, revisa que cada menor tingui un tutor amb un correu correcte i marca els que ja no vénen.
És la part més avorrida i la que més es nota després.
Dia 3. Muntar el sistema: ho fa el proveïdor
Els alumnes s’importen i els grups es tornen a muntar.
Els alumnes i els seus tutors són una llista. Es poden carregar de manera força directa, del fitxer al sistema nou, sense gaire complicació.
Els grups, horaris i aules són una altra cosa. Cada programari els organitza a la seva manera: el que en un és un grup amb dos horaris, en un altre són dos grups diferents. Copiar-los tal qual genera més problemes dels que estalvia, així que és millor muntar-los de nou.
A Clasbi aquest pas el fem nosaltres. Tu només revises i ens confirmes que tot està bé.
Dia 4. Comprovar que tot quadra: 1 hora
Revisa que el que és important és on ha de ser: alumnes actius, tutors, grups, horaris, professors, aules, quotes, saldos i pagaments pendents.
Després, treu la llista de qui deu diners al sistema nou i compara-la amb el que ja saps: els rebuts del banc, el teu Excel, la llibreta on apuntes qui et va demanar pagar en dues vegades.
Busques errors petits abans que es tornin grans: un alumne al grup equivocat, una classe a una altra hora, una quota mal aplicada, algú que deu una cosa que ja va pagar o un pagament pendent que no apareix.
Una hora de revisió ara evita reclamacions de famílies els mesos següents.
Dia 5. Avisar: 15 minuts
Un missatge a les famílies i un altre a l’equip:
Hola, [nom]:
A partir de l’1 de setembre gestionarem l’acadèmia amb una plataforma nova. Aquesta setmana t’arribarà un enllaç d’accés.
Qualsevol dubte, respon aquest missatge i t’ajudarem.
Després, deixa el sistema antic actiu només per consultar fins que acabis un mes complet al nou.
Quins errors fan perdre dades en canviar de programari?
- Donar de baixa el sistema antic abans d’acabar el primer mes al nou. L’únic error d’aquesta llista que no té solució.
- No posar una hora de tall. Carregues les dades dimarts i dijous descobreixes que a secretaria van continuar apuntant matrícules al sistema antic. Avisa l’equip del dia i l’hora a partir de la qual tot s’apunta al lloc nou.
- Carregar les dades sense revisar-les abans. El sistema no t’avisa de res: accepta el fitxer i sembla que ha anat bé. L’error apareix setmanes després, quan veus alumnes repetits o descobreixes que a mitja llista no li arriben els avisos perquè uns telèfons tenen el +34 i d’altres no.
- Oblidar les quotes pendents i els saldos. Al desembre ningú no recorda qui arrossegava dues mensualitats ni qui tenia tres classes per recuperar.
- No desar les factures ja emeses. Són les que et demanarà la gestoria.
- Fer-ho en solitari un diumenge sense avisar els professors. La migració surt bé i dilluns ningú no sap on passar llista, així que tornen al paper.
Què cal revisar abans de signar amb un altre proveïdor?
Abans de contractar qualsevol programari d’acadèmies, inclòs el nostre, comprova aquests cinc punts.
| Què mirar | Senyal d’alarma | El que hauries de buscar |
|---|---|---|
| Preu | No és al web: cal demanar-lo | Publicat, i pots calcular què pagaràs |
| Començar | Et cobren una quota per la posada en marxa | Sense cost d’entrada |
| Contracte | T’hi lliguen un any i es renova sol | Et dones de baixa el mes que vulguis |
| Primer dia | T’envien una plantilla i t’espaviles | Munten el sistema amb tu |
| Si te’n vas | No t’aclareixen com recuperar les teves dades | Te les lliuren en CSV/Excel quan les demanis |
La fila «Si te’n vas» és la que gairebé ningú no pregunta a la demo. Pregunta-la.
Clasbi és un programari de gestió per a acadèmies i centres esportius que uneix horaris, assistències, recuperacions, comunicacions i pagaments en un sol lloc. No hi ha quota de posada en marxa i pots donar-te de baixa quan vulguis.
I si algun dia decideixes marxar, ens escrius i t’enviem totes les teves dades en CSV/Excel, sense cost i sense condicions. També pots consultar la nostra política d’eliminació de dades.
Es perden dades en canviar de programari de gestió?
No, si segueixes el pla. Canviar de programari de gestió no et farà perdre dades. El que fa perdre-les és improvisar: no demanar-les abans de cancel·lar, canviar en un mal moment i no comprovar qui deu què.
Demana, neteja, tria bé el moment i deixa el sistema antic en consulta un mes més. Amb unes quatre hores de feina, el risc de perdre dades queda sota control.
Si estàs valorant el canvi, explica’ns com funciona el teu centre i et direm si et compensa fer-ho ara o esperar al següent tall de curs.
