Sí, se puede cambiar de software de gestión sin perder los datos de tu centro. Cuesta menos tiempo del que imaginas: unas cuatro horas repartidas a lo largo de una semana. La parte más pesada, montar los grupos y los horarios, la hace el proveedor.
Lo importante es pedir tus datos antes de cancelar, elegir bien cuándo hacer el cambio y escoger un software para academias que te ayude en la migración.
Por qué cambiar de software parece más difícil de lo que es
La mayoría de directores de academia que siguen con un software que no les convence no se quedan por el producto, sino por la fricción de salir. Y esa fricción casi nunca es técnica.
Si todavía estás comparando opciones, antes conviene tener claro qué debe tener un programa de gestión para academias para no cambiar de herramienta y quedarte con el mismo problema en otra pantalla.
Precios que no puedes comparar
Buena parte del sector no publica sus tarifas. Para saber lo que cuesta hay que rellenar un formulario, hablar con un comercial y esperar unos días. Si no puedes comparar, no puedes decidir. Y si no puedes decidir, te quedas donde estás.
Te cobraron por empezar y te ataron un año
Si pagaste una cuota de puesta en marcha al entrar, esa cifra sigue trabajando en tu cabeza años después. Cambiar se siente como tirar a la basura lo que invertiste, pero no lo es. Ese dinero ya está gastado y no lo recuperas, tampoco quedándote.
Revisa también tu contrato. Muchos duran un año y se renuevan solos salvo que avises con treinta días de antelación. Si dejas pasar esa fecha, tienes otro año por delante.
La carga de datos que acabas haciendo tú
Hay proveedores que te mandan una plantilla de Excel, te explican el formato y te dejan sola con el trabajo. Si estrenar el software depende de que tú encuentres una semana libre, el cambio no llega a hacerse nunca. Pregunta siempre quién monta el sistema el primer día: tú o ellos.
Si vienes de hojas de cálculo, también puedes revisar estas alternativas a Excel para gestionar tu academia antes de decidir qué datos merece la pena migrar.
Qué datos llevarte y cuáles archivar
Llévate solo lo que necesitas para funcionar mañana. El resto se guarda aparte. El error más caro de una migración no es perder información, sino arrastrar el desorden viejo a una aplicación nueva.
Lo que necesitas para funcionar
- Alumnos activos y tutores, con teléfono y email verificados.
- Grupos, horarios, profesores y aulas. Si este punto te ocupa demasiado, aquí tienes una guía específica sobre gestión de horarios y calendario en academias.
- Cuotas, bonos, descuentos y acuerdos de pago especiales.
- Saldos y clases pendientes de recuperar.
- Quién tiene cuotas sin pagar, y cuántas.
Lo que solo tienes que guardar
Facturas de cursos anteriores, asistencia antigua y alumnos que ya no vienen. Nada de esto necesita estar dentro del software nuevo. Se guarda en una carpeta con la fecha y se consulta el día que haga falta.
Hacienda te pide conservar las facturas cuatro años. El Código de Comercio, seis. Si tienes dudas sobre qué documentación de cobro debes mantener, lo tratamos en recibos, facturas y Verifactu en academias.
Lo que puedes dejar ir
Los contactos de hace tres años que nunca se matricularon. Los grupos que ya no existen. Las tres fichas repetidas del mismo alumno. Regla práctica: si no has mirado un dato en doce meses, no lo lleves.
Cómo pedir tus datos a tu software actual
Tus datos son tuyos: los alumnos, los horarios, el histórico de cobros... la plataforma solo los guarda. Pedirlos es una gestión normal, así que escribe a tu proveedor y pide esta lista:
- Alumnos y tutores con datos de contacto
- Grupos, horarios, profesores y aulas
- Cuotas, bonos, saldos y descuentos aplicados
- Histórico de cobros y cuotas pendientes
- Facturas emitidas
Pide que te lo manden en CSV o Excel, ya que en PDF no te sirve porque no se puede cargar en ningún sitio, habría que copiarlo a mano.
Hazlo antes de cancelar nada, ya que bastantes plataformas cierran el acceso el mismo día que dejas de pagar.
Y si alguien te da largas, tienes la ley de tu lado: el artículo 28 del RGPD obliga a tu proveedor, como encargado del tratamiento, a devolverte o borrar los datos cuando termina el servicio. Recordárselo por escrito suele bastar.
Cuándo es el mejor momento para cambiar de software
De junio a septiembre, la mejor ventana: curso cerrado, matrícula sin arrancar del todo y las cuentas del año ya claras. Si estás preparando el nuevo curso, te interesa también cómo organizar septiembre en tu academia.
Enero, la segunda mejor. Corte natural de trimestre y de año.
Se puede cambiar a mitad de curso con una condición: termina el mes completo en el sistema antiguo y arranca el día 1 en el nuevo. No partas nunca un mes de facturación entre dos sistemas, ya que te supondrá un lío tener que comprobar los datos en ambos sitios.
El plan completo, día a día
Son cinco pasos repartidos en varios días. Al lado tienes también una estimación de cuánto tiempo te lleva cada uno.
Día 1. Pedir tus datos: 30 minutos
Escribes a tu proveedor con la lista de arriba y guardas todo lo que te manden en una carpeta con la fecha. Ábrelos y comprueba que traen contenido, no solo los títulos de las columnas.
Día 2. Limpiar: 2 o 3 horas
Aquí se gana la migración, es el día más importante.
Unifica los teléfonos, borra alumnos repetidos, revisa que cada menor tenga un tutor con email correcto y marca a los que ya no vienen.
Es la parte más aburrida y la que más se nota después.
Día 3. Montar el sistema: lo hace el proveedor
Aquí hay dos tipos de datos y se tratan distinto.
Los alumnos y sus tutores son una lista. Se pueden cargar de manera más directa, del archivo al sistema nuevo, sin mucha complicación.
Los grupos, horarios y aulas son otra cosa. Cada software los organiza a su manera: lo que en uno es un grupo con dos horarios, en otro son dos grupos distintos. Copiarlos tal cual genera más problemas de los que ahorra, así que es mejor montarlos de nuevo.
En Clasbi este paso lo hacemos nosotros. Tú solo revisas y nos confirmas que todo está bien.
Día 4. Comprobar que todo cuadra: 1 hora
Revisa que lo importante está donde tiene que estar: alumnos activos, tutores, grupos, horarios, profesores, aulas, cuotas, saldos y pagos pendientes.
Después, saca la lista de quién debe dinero en el sistema nuevo y compárala con lo que tú ya sabes: los recibos del banco, tu Excel, la libreta donde apuntas quién te pidió pagar en dos veces.
Buscas errores pequeños antes de que se vuelvan grandes: un alumno en el grupo equivocado, una clase en otra hora, una cuota mal aplicada, alguien debiendo algo que ya pagó o un pago pendiente que no aparece.
Es una hora ahora o varias conversaciones incómodas más adelante.
Día 5. Avisar: 15 minutos
Un mensaje a las familias y otro al equipo:
Hola, [nombre]:
A partir del 1 de septiembre gestionaremos la academia con una plataforma nueva. Te llegará un enlace de acceso esta semana.
Cualquier duda, responde a este mensaje y te ayudamos.
Después, deja el sistema antiguo activo solo para consultar hasta que termines un mes completo en el nuevo.
Los seis errores que sí hacen perder datos
- Dar de baja el sistema antiguo antes de terminar el primer mes en el nuevo. El único error de esta lista que no tiene arreglo.
- No poner una hora de corte. Cargas los datos el martes y el jueves descubres que en secretaría siguieron apuntando matrículas en el sistema viejo. Avisa al equipo del día y la hora a partir de la cual todo se apunta en el sitio nuevo.
- Cargar los datos sin revisarlos antes. El sistema no te avisa de nada: acepta el archivo y parece que ha ido bien. El fallo aparece semanas después, cuando ves alumnos repetidos o descubres que a media lista no le llegan los avisos porque unos teléfonos tienen el +34 y otros no.
- Olvidar las cuotas pendientes y los saldos. En diciembre nadie se acuerda de quién arrastraba dos mensualidades ni de quién tenía tres clases por recuperar.
- No guardar las facturas ya emitidas. Son las que te va a pedir tu gestoría.
- Hacerlo tú sola un domingo sin avisar a los profesores. La migración sale bien y el lunes nadie sabe dónde pasar lista, así que vuelven al papel.
Qué revisar antes de firmar con otro proveedor
Antes de contratar cualquier software de academias, incluido el nuestro, comprueba estos cinco puntos.
| Qué mirar | Señal de alarma | Lo que deberías buscar |
|---|---|---|
| Precio | No está en la web: hay que pedirlo | Publicado, y puedes calcular lo que pagarás |
| Empezar | Te cobran una cuota por la puesta en marcha | Sin coste de entrada |
| Contrato | Te atan un año y se renueva solo | Te das de baja el mes que quieras |
| Primer día | Te mandan una plantilla y te apañas | Montan el sistema contigo |
| Si te vas | No te aclaran cómo recuperar tus datos | Te los entregan en CSV/Excel cuando los pidas |
La última fila es la importante y casi nadie la pregunta en la demo. Pregúntala.
En Clasbi los precios están publicados en la web: 5 € por profesor al mes, con los primeros 3 meses gratis. No hay cuota de puesta en marcha ni permanencia, puedes darte de baja cuando quieras y el montaje inicial lo hacemos nosotros.
Y si algún día decides irte, nos escribes y te enviamos todos tus datos en CSV/Excel, sin coste y sin condiciones. Puedes consultar también nuestra política de eliminación de datos.
Conclusión
Cambiar de software de gestión no te va a hacer perder datos. Lo que te hace perderlos es improvisar: no pedirlos antes de cancelar, cambiar en mal momento y no comprobar quién debe qué.
Pide, limpia, elige bien el momento y deja el sistema antiguo en consulta un mes más. Invierte cuatro horas y el riesgo desaparece.
Si estás valorando el cambio, cuéntanos cómo funciona tu centro y te decimos si te compensa hacerlo ahora o esperar al siguiente corte de curso.
