Si, pódese cambiar de software de xestión sen perder os datos do teu centro. Custa menos tempo do que imaxinas: unhas catro horas repartidas ao longo dunha semana. A parte máis pesada, montar os grupos e os horarios, faina o provedor.
O importante é pedir os teus datos antes de cancelar, escoller ben cando facer o cambio e elixir un software para academias que che axude coa migración.
Por que cambiar de software parece máis difícil do que é
A maioría de directores de academia que seguen cun software que non lles convence non quedan polo produto, senón pola fricción de saír. E esa fricción case nunca é técnica.
Se aínda estás comparando opcións, antes convén ter claro que debe ter un programa de xestión para academias para non cambiar de ferramenta e quedar co mesmo problema noutra pantalla.
Prezos que non podes comparar
Boa parte do sector non publica as súas tarifas. Para saber canto custa hai que cubrir un formulario, falar cun comercial e esperar uns días. Se non podes comparar, non podes decidir. E se non podes decidir, quedas onde estás.
Cobráronche por empezar e atáronte un ano
Se pagaches unha cota de posta en marcha ao entrar, esa cifra segue traballando na túa cabeza anos despois. Cambiar parece tirar ao lixo o que investiches, pero non o é. Ese diñeiro xa está gastado e non o recuperas, tampouco quedando.
Revisa tamén o contrato. Moitos duran un ano e renóvanse sós salvo que avises con trinta días de antelación. Se deixas pasar esa data, tes outro ano por diante.
A carga de datos que acabas facendo ti
Hai provedores que che mandan unha plantilla de Excel, explican o formato e déixante soa co traballo. Se estrear o software depende de que ti atopes unha semana libre, o cambio non chega a facerse nunca. Pregunta sempre quen monta o sistema o primeiro día: ti ou eles.
Se vés de follas de cálculo, tamén podes revisar estas alternativas ao Excel para xestionar a túa academia antes de decidir que datos merece a pena migrar.
Que datos levar e cales arquivar
Leva só o que necesitas para funcionar mañá. O resto gárdase aparte. O erro máis caro dunha migración non é perder información, senón arrastrar a desorde vella a unha aplicación nova.
O que necesitas para funcionar
- Alumnado activo e titores, con teléfono e email verificados.
- Grupos, horarios, profesorado e aulas. Se este punto che ocupa demasiado, aquí tes unha guía específica sobre xestión de horarios e calendario en academias.
- Cotas, bonos, descontos e acordos de pago especiais.
- Saldos e clases pendentes de recuperar.
- Quen ten cotas sen pagar, e cantas.
O que só tes que gardar
Facturas de cursos anteriores, asistencia antiga e alumnado que xa non vén. Nada disto necesita estar dentro do software novo. Gárdase nunha carpeta coa data e consúltase o día que faga falta.
Facenda pide conservar as facturas catro anos. O Código de Comercio, seis. Se tes dúbidas sobre que documentación de cobro debes manter, tratámolo en recibos, facturas e Verifactu en academias.
O que podes deixar ir
Os contactos de hai tres anos que nunca se matricularon. Os grupos que xa non existen. As tres fichas repetidas do mesmo alumno. Regra práctica: se non miraches un dato en doce meses, non o leves.
Como pedir os teus datos ao teu software actual
Os teus datos son teus: o alumnado, os horarios, o histórico de cobros... a plataforma só os garda. Pedilos é unha xestión normal, así que escribe ao teu provedor e pide esta lista:
- Alumnado e titores con datos de contacto
- Grupos, horarios, profesorado e aulas
- Cotas, bonos, saldos e descontos aplicados
- Histórico de cobros e cotas pendentes
- Facturas emitidas
Pide que cho manden en CSV ou Excel, xa que en PDF non che serve porque non se pode cargar en ningún sitio: habería que copialo a man.
Faino antes de cancelar nada, xa que bastantes plataformas pechan o acceso o mesmo día que deixas de pagar.
E se alguén che dá largas, tes a lei da túa parte: o artigo 28 do RXPD obriga ao teu provedor, como encargado do tratamento, a devolver ou borrar os datos cando remata o servizo. Lembrarllo por escrito adoita abondar.
Cando é o mellor momento para cambiar de software
De xuño a setembro, a mellor xanela: curso pechado, matrícula sen arrancar de todo e as contas do ano xa claras. Se estás preparando o novo curso, tamén che interesa como organizar setembro na túa academia.
Xaneiro, a segunda mellor. Corte natural de trimestre e de ano.
Pódese cambiar a metade de curso cunha condición: remata o mes completo no sistema antigo e arranca o día 1 no novo. Non partas nunca un mes de facturación entre dous sistemas, xa que suporá un lío comprobar os datos en ambos sitios.
O plan completo, día a día
Son cinco pasos repartidos en varios días. Ao lado tes tamén unha estimación de canto tempo che leva cada un.
Día 1. Pedir os teus datos: 30 minutos
Escribes ao teu provedor coa lista de arriba e gardas todo o que che manden nunha carpeta coa data. Ábreos e comproba que traen contido, non só os títulos das columnas.
Día 2. Limpar: 2 ou 3 horas
Aquí se gaña a migración, é o día máis importante.
Unifica os teléfonos, borra alumnado repetido, revisa que cada menor teña un titor con email correcto e marca os que xa non veñen.
É a parte máis aburrida e a que máis se nota despois.
Día 3. Montar o sistema: faino o provedor
Aquí hai dous tipos de datos e trátanse distinto.
O alumnado e os seus titores son unha lista. Pódense cargar de maneira máis directa, do arquivo ao sistema novo, sen moita complicación.
Os grupos, horarios e aulas son outra cousa. Cada software organízaos á súa maneira: o que nun é un grupo con dous horarios, noutro son dous grupos distintos. Copialos tal cal xera máis problemas dos que aforra, así que é mellor montalos de novo.
En Clasbi este paso facémolo nós. Ti só revisas e confirmas que todo está ben.
Día 4. Comprobar que todo cadra: 1 hora
Revisa que o importante está onde ten que estar: alumnado activo, titores, grupos, horarios, profesorado, aulas, cotas, saldos e pagos pendentes.
Despois, saca a lista de quen debe diñeiro no sistema novo e compáraa co que ti xa sabes: os recibos do banco, o teu Excel, a libreta onde apuntas quen pediu pagar en dúas veces.
Buscas erros pequenos antes de que se volvan grandes: un alumno no grupo equivocado, unha clase noutra hora, unha cota mal aplicada, alguén debendo algo que xa pagou ou un pago pendente que non aparece.
É unha hora agora ou varias conversas incómodas máis adiante.
Día 5. Avisar: 15 minutos
Unha mensaxe ás familias e outra ao equipo:
Ola, [nome]:
A partir do 1 de setembro xestionaremos a academia cunha plataforma nova. Chegarache unha ligazón de acceso esta semana.
Calquera dúbida, responde a esta mensaxe e axudámosche.
Despois, deixa o sistema antigo activo só para consultar ata que remates un mes completo no novo.
Os seis erros que si fan perder datos
- Dar de baixa o sistema antigo antes de rematar o primeiro mes no novo. O único erro desta lista que non ten arranxo.
- Non poñer unha hora de corte. Cargas os datos o martes e o xoves descobres que en secretaría seguiron apuntando matrículas no sistema vello. Avisa ao equipo do día e a hora a partir da cal todo se apunta no sitio novo.
- Cargar os datos sen revisalos antes. O sistema non che avisa de nada: acepta o arquivo e parece que foi ben. O fallo aparece semanas despois, cando ves alumnado repetido ou descobres que a media lista non lle chegan os avisos porque uns teléfonos teñen o +34 e outros non.
- Esquecer as cotas pendentes e os saldos. En decembro ninguén lembra quen arrastraba dúas mensualidades nin quen tiña tres clases por recuperar.
- Non gardar as facturas xa emitidas. Son as que che vai pedir a xestoría.
- Facelo ti soa un domingo sen avisar ao profesorado. A migración sae ben e o luns ninguén sabe onde pasar lista, así que volven ao papel.
Que revisar antes de firmar con outro provedor
Antes de contratar calquera software de academias, incluído o noso, comproba estes cinco puntos.
| Que mirar | Sinal de alarma | O que deberías buscar |
|---|---|---|
| Prezo | Non está na web: hai que pedilo | Publicado, e podes calcular o que pagarás |
| Empezar | Cóbranche unha cota pola posta en marcha | Sen custo de entrada |
| Contrato | Átante un ano e renóvase só | Dás de baixa o mes que queiras |
| Primeiro día | Mándanche unha plantilla e apáñaste | Montan o sistema contigo |
| Se marchas | Non aclaran como recuperar os teus datos | Entréganllos en CSV/Excel cando os pidas |
A última fila é a importante e case ninguén a pregunta na demo. Pregúntaa.
En Clasbi os prezos están publicados na web: 5 € por profesor ao mes, cos primeiros 3 meses gratis. Non hai cota de posta en marcha nin permanencia, podes darte de baixa cando queiras e o montaxe inicial facémolo nós.
E se algún día decides marchar, escríbenos e enviámosche todos os teus datos en CSV/Excel, sen custo e sen condicións. Tamén podes consultar a nosa política de eliminación de datos.
Conclusión
Cambiar de software de xestión non che vai facer perder datos. O que che fai perdelos é improvisar: non pedilos antes de cancelar, cambiar en mal momento e non comprobar quen debe que.
Pide, limpa, escolle ben o momento e deixa o sistema antigo en consulta un mes máis. Invistes catro horas e o risco desaparece.
Se estás valorando o cambio, cóntanos como funciona o teu centro e dicímosche se che compensa facelo agora ou esperar ao seguinte corte de curso.
