Si, pódese cambiar de software de xestión sen perder os datos do teu centro: pide a exportación dos teus datos antes de cancelar, limpa duplicados, cambia entre xuño e setembro ou en decembro-xaneiro, e deixa o sistema antigo en consulta un mes máis. Custa menos tempo do que imaxinas: unhas catro horas repartidas ao longo dunha semana. A parte máis pesada, montar os grupos e os horarios, faina o provedor.
O importante é pedir os teus datos antes de cancelar, escoller ben cando facer o cambio e elixir un software para academias que che axude na migración.
Por que custa tanto cambiar de software de xestión?
Custa por tres motivos que case nunca son técnicos: prezos que non se poden comparar, contratos dun ano que se renovan sós e unha carga de datos que acaba facendo a dirección. Moitas academias seguen cun software que non as convence polo difícil que parece saír, non polo produto.
Se aínda estás comparando opcións, antes convén ter claro que debe ter un programa de xestión para academias para non cambiar de ferramenta e quedar co mesmo problema noutra pantalla.
Por que non se poden comparar os prezos?
Porque boa parte do sector non publica as súas tarifas. Para saber o que custa hai que encher un formulario, falar cun comercial e agardar uns días. Se non podes comparar, non podes decidir. E se non podes decidir, quedas onde estás.
Que pasa se pagaches unha posta en marcha ou tes permanencia?
Se pagaches unha cota de posta en marcha ao entrar, esa cifra segue traballando na túa cabeza anos despois. Cambiar parece tirar ao lixo o que investiches, pero non o é. Ese diñeiro xa está gastado e non o recuperas, tampouco quedando.
Revisa tamén o teu contrato. Moitos duran un ano e renóvanse sós agás que avises con trinta días de antelación. Se deixas pasar esa data, tes outro ano por diante.
Quen carga os datos no software novo?
Depende do provedor, e convén preguntalo antes de asinar. Hai provedores que che mandan un modelo de Excel, che explican o formato e che deixan todo o traballo a ti. Se estrear o software depende de que ti atopes unha semana libre, o cambio non chega a facerse nunca. Pregunta sempre quen monta o sistema o primeiro día: ti ou eles.
Se vés de follas de cálculo, tamén podes revisar estas alternativas a Excel para xestionar a túa academia antes de decidir que datos paga a pena migrar.
Que datos convén levar ao novo software?
Leva só o que necesitas para funcionar mañá; o resto gárdase á parte. O erro máis caro dunha migración non é perder información, senón arrastrar a desorde vella a unha aplicación nova.
Que datos necesitas para funcionar o primeiro día?
- Alumnos activos e titores, con teléfono e correo verificados.
- Grupos, horarios, profesores e aulas. Se este punto che ocupa demasiado, aquí tes unha guía específica sobre xestión de horarios e calendario en academias.
- Cotas, bonos, descontos e acordos de pagamento especiais.
- Saldos e clases pendentes de recuperar.
- Quen ten cotas sen pagar, e cantas.
Que datos abonda con arquivar?
As facturas de cursos anteriores, a asistencia antiga e os alumnos que xa non veñen. Nada disto precisa estar dentro do software novo: gárdase nun cartafol coa data e consúltase o día que faga falta.
Facenda pídeche conservar as facturas catro anos, e o Código de Comercio, seis. Se tes dúbidas sobre que documentación de cobro debes manter, tratámolo en recibos, facturas e Verifactu en academias.
Que datos se poden descartar?
Os contactos de hai tres anos que nunca se matricularon, os grupos que xa non existen e as tres fichas repetidas do mesmo alumno. Regra práctica: se non miraches un dato en doce meses, non o leves.
Como pedir os teus datos ao software actual?
Escribe a soporte e pide a exportación completa dos teus datos. Os teus datos son teus: os alumnos, os horarios, o histórico de cobros... a plataforma só os garda. Pedilos é unha xestión normal. Esta é a lista que convén pedir:
- Alumnos e titores con datos de contacto
- Grupos, horarios, profesores e aulas
- Cotas, bonos, saldos e descontos aplicados
- Histórico de cobros e cotas pendentes
- Facturas emitidas
O formato importa menos ca o contido: CSV, Excel, PDF, a exportación propia do teu programa ou mesmo unha foto da túa libreta. En Clasbi traballamos co formato que teñas; o importante é que a exportación estea completa.
Faino antes de cancelar nada, xa que bastantes plataformas pechan o acceso o mesmo día que deixas de pagar.
E se alguén che dá longas, tes a lei do teu lado: o artigo 28 do RXPD obriga o teu provedor, como encargado do tratamento, a devolverche ou borrar os datos cando remata o servizo. Lembrarllo por escrito adoita abondar.
Cando é o mellor momento para cambiar de software?
De xuño a setembro, a mellor xanela: entre o peche dun curso e o arranque do seguinte, coas contas do ano claras e os grupos novos por montar. Outubro, co curso recén empezado, é o peor momento. Se estás preparando o novo curso, interésache tamén como organizar setembro na túa academia.
Decembro e xaneiro, a segunda mellor: corte natural de trimestre e de ano, coas vacacións de Nadal para preparar o cambio.
Pódese cambiar a metade de curso cunha condición: remata o mes completo no sistema antigo e arranca o día 1 no novo. Non partas nunca un mes de facturación entre dous sistemas, porque terías que comprobar os datos nos dous sitios.
Como migrar de software nunha semana?
Son cinco pasos repartidos nunha semana, con unhas catro horas de traballo da academia en total. Cada paso indica canto tempo che leva.
Día 1. Pedir os teus datos: 30 minutos
Escribes ao teu provedor pedindo alumnos, titores, grupos, horarios, cotas, saldos, cobros e facturas, no formato que che dean, e gardas todo o que che manden nun cartafol coa data. Ábreos e comproba que traen contido, non só os títulos das columnas.
Día 2. Limpar: 2 ou 3 horas
Limpar os datos é o paso que máis erros evita despois.
Unifica os teléfonos, borra alumnos repetidos, revisa que cada menor teña un titor cun correo correcto e marca os que xa non veñen.
É a parte máis aburrida e a que máis se nota despois.
Día 3. Montar o sistema: faino o provedor
Os alumnos impórtanse e os grupos vólvense montar.
Os alumnos e os seus titores son unha lista. Pódense cargar de maneira bastante directa, do arquivo ao sistema novo, sen moita complicación.
Os grupos, horarios e aulas son outra cousa. Cada software organízaos á súa maneira: o que nun é un grupo con dous horarios, noutro son dous grupos distintos. Copialos tal cal xera máis problemas dos que aforra, así que é mellor montalos de novo.
En Clasbi este paso facémolo nós. Ti só revisas e confírmasnos que todo está ben.
Día 4. Comprobar que todo cadra: 1 hora
Revisa que o importante está onde ten que estar: alumnos activos, titores, grupos, horarios, profesores, aulas, cotas, saldos e pagamentos pendentes.
Despois, saca a lista de quen debe diñeiro no sistema novo e compáraa co que ti xa sabes: os recibos do banco, o teu Excel, a libreta onde apuntas quen che pediu pagar en dúas veces.
Buscas erros pequenos antes de que se volvan grandes: un alumno no grupo equivocado, unha clase noutra hora, unha cota mal aplicada, alguén debendo algo que xa pagou ou un pagamento pendente que non aparece.
Unha hora de revisión agora evita reclamacións de familias nos meses seguintes.
Día 5. Avisar: 15 minutos
Unha mensaxe ás familias e outra ao equipo:
Ola, [nome]:
A partir do 1 de setembro xestionaremos a academia cunha plataforma nova. Chegarache unha ligazón de acceso esta semana.
Calquera dúbida, responde a esta mensaxe e axudámosche.
Despois, deixa o sistema antigo activo só para consultar ata que remates un mes completo no novo.
Que erros fan perder datos ao cambiar de software?
- Dar de baixa o sistema antigo antes de rematar o primeiro mes no novo. O único erro desta lista que non ten arranxo.
- Non poñer unha hora de corte. Cargas os datos o martes e o xoves descobres que en secretaría seguiron apuntando matrículas no sistema vello. Avisa o equipo do día e a hora a partir da cal todo se apunta no sitio novo.
- Cargar os datos sen revisalos antes. O sistema non che avisa de nada: acepta o arquivo e parece que foi ben. O fallo aparece semanas despois, cando ves alumnos repetidos ou descobres que a media lista non lle chegan os avisos porque uns teléfonos teñen o +34 e outros non.
- Esquecer as cotas pendentes e os saldos. En decembro ninguén se lembra de quen arrastraba dúas mensualidades nin de quen tiña tres clases por recuperar.
- Non gardar as facturas xa emitidas. Son as que che vai pedir a túa xestoría.
- Facelo en solitario un domingo sen avisar os profesores. A migración sae ben e o luns ninguén sabe onde pasar lista, así que volven ao papel.
Que revisar antes de asinar con outro provedor?
Antes de contratar calquera software de academias, incluído o noso, comproba estes cinco puntos.
| Que mirar | Sinal de alarma | O que deberías buscar |
|---|---|---|
| Prezo | Non está na web: hai que pedilo | Publicado, e podes calcular o que pagarás |
| Empezar | Cóbranche unha cota pola posta en marcha | Sen custo de entrada |
| Contrato | Átante un ano e renóvase só | Dás de baixa o mes que queiras |
| Primeiro día | Mándanche un modelo e apáñaste | Montan o sistema contigo |
| Se te vas | Non che aclaran como recuperar os teus datos | Entréganchos en CSV/Excel cando os pidas |
A fila «Se te vas» é a que case ninguén pregunta na demo. Pregúntaa.
Clasbi é un software de xestión para academias e centros deportivos que une horarios, asistencias, recuperacións, comunicacións e pagamentos nun só lugar. Non hai cota de posta en marcha e podes darte de baixa cando queiras.
E se algún día decides irte, escríbesnos e enviámosche todos os teus datos en CSV/Excel, sen custo e sen condicións. Podes consultar tamén a nosa política de eliminación de datos.
Pérdense datos ao cambiar de software de xestión?
Non, se segues o plan. Cambiar de software de xestión non che vai facer perder datos. O que fai perdelos é improvisar: non pedilos antes de cancelar, cambiar nun mal momento e non comprobar quen debe que.
Pide, limpa, escolle ben o momento e deixa o sistema antigo en consulta un mes máis. Con unhas catro horas de traballo, o risco de perder datos queda baixo control.
Se estás valorando o cambio, cóntanos como funciona o teu centro e dicímosche se che compensa facelo agora ou agardar ao seguinte corte de curso.
